Un système d’information comptable est le système de méthodes et de processus que les entreprises utilisent pour conserver les informations relatives aux transactions commerciales ou financières. Historiquement, ce système impliquait des registres papier, des journaux et d’autres rapports financiers. Les propriétaires d’entreprise et les comptables étaient responsables de l’utilisation active de ces registres et journaux pour tenir des registres financiers précis lors de l’exécution de leurs activités commerciales. Les progrès de la technologie de l’information ont permis aux entreprises de transformer ce système d’information comptable en un processus automatisé utilisant des ordinateurs, des serveurs et des logiciels de comptabilité.
Le cycle comptable est un élément moteur dans la plupart des systèmes d’information comptable de l’entreprise. Ce cycle comprend l’identification et l’analyse des transactions, la création et la publication d’écritures de journal dans le grand livre, la préparation d’une balance de vérification, la création d’écritures d’ajustement, la préparation d’une balance de vérification ajustée, la création d’états financiers, la finalisation des comptes avec les écritures de clôture et la génération d’une balance de vérification finale et états financiers de la période comptable. Ces étapes de base aident les entreprises à développer leur système d’information comptable, qu’il soit manuel ou informatisé.
Les logiciels de comptabilité se composent généralement de plusieurs modules différents basés sur le processus comptable manuel traditionnel. Les modules comprennent la comptabilité générale, les immobilisations, les comptes fournisseurs, les comptes clients, la paie et d’autres modules spéciaux. Chaque module individuel crée un système dans lequel les entreprises peuvent déplacer des informations tout au long des étapes du cycle comptable. La capacité de transférer ces informations par voie électronique peut améliorer l’exactitude et la rapidité de la communication des informations financières par l’entreprise.
Les systèmes comptables informatisés exigent souvent que les employés de l’entreprise se concentrent davantage sur l’examen des informations recueillies auprès de divers services commerciaux plutôt que sur la saisie de données commerciales. Ce système permet aux comptables individuels de traiter plus d’informations en moins de temps que les grands livres papier traditionnels. Les logiciels comptables peuvent également disposer de sauvegardes internes automatiques qui vérifient l’exactitude et la validité des informations financières à l’aide d’un processus d’examen interne. Ce processus limite souvent la quantité d’erreurs de saisie de données de base et d’autres informations absurdes d’entrer dans le système d’information comptable.
Les entreprises peuvent choisir d’utiliser un système d’information comptable hybride impliquant à la fois des processus comptables manuels et informatisés. Certains types d’informations commerciales ou financières, telles que les factures des fournisseurs, les feuilles de temps de paie et les accords contractuels, peuvent nécessiter un examen par un comptable. L’utilisation d’un système hybride peut fournir un meilleur processus d’examen puisque les employés comptables peuvent remettre en question les informations financières et demander des commentaires avant d’entrer des informations dans le système comptable. Le processus d’examen manuel peut également être exigé par les contrôles internes de l’entreprise. Ces contrôles internes garantissent qu’aucune information n’est saisie dans le logiciel comptable d’une entreprise qui soit inexacte ou représente des obligations financières plus élevées que prévu.