Une demande de devis (RFQ) est une invitation à soumettre des offres, généralement envoyée à plusieurs fournisseurs potentiels, demandant des prix fermes sur des produits ou services relativement standard ou de type commodité. De telles sollicitations d’appels d’offres exigent généralement que les répondants fournissent plus que des coûts estimés. Les organisations qui lancent une demande de devis fournissent généralement des spécifications détaillées pour l’article en question et demandent aux soumissionnaires de confirmer que leur produit ou service respecte ou dépasse tout ce qui est spécifié. Normalement, les demandeurs exigent également des engagements sur les dates de livraison, les conditions de paiement, l’assurance qualité et la durée pendant laquelle le prix proposé sera en vigueur. Il y a pratiquement toujours une date limite pour soumettre un document d’appel d’offres.
Le processus de demande de devis profite à la fois aux organismes demandeurs et soumissionnaires. Les entreprises demandeuses améliorent leur pouvoir d’achat en se donnant la possibilité de négocier avec plusieurs fournisseurs candidats. Ils augmentent également leur probabilité de recevoir le meilleur prix car les fournisseurs savent tous qu’ils sont dans un jeu d’enchères et sont susceptibles d’offrir des prix très compétitifs. Les fournisseurs potentiels apprécient généralement la possibilité de se faire concurrence sur un pied d’égalité.
En général, Internet regorge de modèles pour développer des appels d’offres et des réponses aux appels d’offres efficaces. La saisie de termes comme « demande de devis » ou « RFQ » suivis de mots supplémentaires comme « exemple », « exemple », « réponse » ou « exemple de réponse » dans un moteur de recherche Internet devrait afficher un large éventail d’exemples à examiner. Des modèles standardisés pour le développement et la réponse à une demande de devis sont également disponibles en ligne, généralement à un prix modique. Les chercheurs sur Internet peuvent facilement les trouver en ajoutant « modèle » ou « modèles » à tout ce qu’ils recherchent pour aider à affiner la recherche.
La demande de devis est l’un des quatre documents de « demande de » fréquemment utilisés dans le processus d’achat des entreprises. Deux autres sont également utilisés pour les appels d’offres : la demande de propositions (RFP) et la demande d’offres (RFT). Les appels d’offres, les plus proches parents des appels d’offres, sont généralement émis pour des produits ou services plutôt complexes et nécessitent qu’un devis soit complété par une proposition écrite détaillant comment le produit ou le service répondra aux besoins spécifiques de l’organisation. Le RFT est une annonce faite par un organisme gouvernemental d’appel d’offres qui est ouvert à tous les fournisseurs pour des produits ou services spécifiquement définis. Le quatrième document de la catégorie « demande de » est la demande d’informations (RFI) – un document qui ne demande pas d’offres mais cherche uniquement des informations sur les fournisseurs potentiels pour les qualifier pour l’inclusion sur les listes d’offres RFQ ou RFP, ou pour alerter eux qu’ils peuvent recevoir un RFQ ou RFP.