La demande d’informations, ou RFI, est une stratégie commerciale commune conçue pour permettre aux clients potentiels de collecter des données concernant les services et l’assistance proposés par différents fournisseurs potentiels. Le format exact du document variera en fonction du type et de la profondeur des informations que le client souhaite obtenir. Souvent, une demande d’informations est un simple document de questions et réponses qui nécessite des réponses très simples, permettant au client de soumettre la demande à plusieurs fournisseurs et de comparer facilement les réponses.
Alors que la demande d’informations partage certaines caractéristiques avec la demande de proposition ou la RFP, les clients ont tendance à utiliser la RFI comme moyen de collecter des données de base en vue de décider quels fournisseurs seront sélectionnés pour recevoir une invitation à soumettre une proposition formelle. La RFI typique ne fournit pas beaucoup d’informations sur le client et a tendance à se concentrer davantage sur les pratiques commerciales générales, la gamme de biens et de services disponibles auprès du fournisseur, et parfois la tarification standard publiée. En revanche, l’appel d’offres va généralement au-delà de ces informations de base, en fournissant des données supplémentaires sur le client, en demandant une tarification basée sur l’utilisation du volume et en invitant les fournisseurs à répondre avec des solutions aux besoins spécifiques du client.
Dans cette perspective, la demande d’informations peut être considérée comme un moyen de collecter des informations qui sont ensuite évaluées et utilisées pour déterminer la prochaine étape du processus. Si l’idée est de rechercher éventuellement des fournisseurs pour l’établissement d’un accord contractuel à long terme, le client peut envoyer la RFI à plusieurs entreprises qui offrent les produits de base souhaités. Une fois toutes les réponses reçues, le client compare ensuite les mérites de chaque réponse, réduisant éventuellement la liste des candidats RFP à quelques-uns. À ce stade, les fournisseurs qui ont passé avec succès cette étape préliminaire sont invités à soumettre une proposition, généralement à l’aide d’une demande et d’un format spécifié fourni par le client potentiel.
Une demande d’informations peut également être utilisée comme processus commercial de base pour évaluer les fournisseurs potentiels lorsqu’aucun accord contractuel à long terme n’est possible. Dans ce scénario, la RFI sert à identifier les fournisseurs qui offrent les prix standard les plus compétitifs pour les biens et services dont le client peut avoir besoin de temps à autre. Par exemple, une entreprise locale peut envoyer une RFI à tous les magasins de fournitures de bureau locaux afin de découvrir lequel a le prix le plus bas sur les fournitures de bureau générales, lesquels offrent des remises sur volume si une commande dépasse un certain montant, et qui livre les commandes avec ou sans frais de livraison. Les données sont conservées dans un dossier, ce qui permet à la petite entreprise de décider où acheter des fournitures de bureau lorsque le besoin s’en fait sentir.
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