Une entité déclarante est une entreprise ayant l’obligation de préparer des rapports financiers externes au profit des parties intéressées par ses opérations, telles que les fournisseurs et les investisseurs. Le terme « entité comptable » peut être utilisé de manière similaire. Parmi les comptables, y compris ceux impliqués dans l’établissement de normes et de pratiques, il existe un débat sur la définition précise d’une entité déclarante. Les dernières opinions de l’industrie sont disponibles auprès des organisations comptables professionnelles.
Les entités déclarantes ont ce que l’on appelle des « utilisateurs dépendants » ou des individus, des entreprises et des organisations qui ont besoin d’accéder aux informations financières mais qui ne peuvent pas les obtenir directement. Les investisseurs sont un excellent exemple ; ils ont besoin d’informations sur les performances d’une entreprise afin de pouvoir prendre des décisions d’investissement, mais ils n’ont pas accès aux registres comptables internes de l’entreprise. Ces entités sont également distinctes de leurs propriétaires et employés. Une chaîne d’épiceries, par exemple, a des finances distinctes de celles des propriétaires et des travailleurs.
Parfois, une entité déclarante est très facile à identifier. Une entreprise cotée en bourse répond par exemple aux normes de base. Les investisseurs ont besoin d’accéder aux informations financières, les fournisseurs ont besoin de savoir dans quelle mesure l’entreprise se débrouille pour décider d’offrir ou non un crédit, et les autres entreprises ont besoin d’informations récentes pour négocier des accords avec l’entreprise. Avec une société privée, certains de ces critères peuvent encore être remplis ; par exemple, les fournisseurs qui proposent des lettres de crédit doivent savoir que l’entreprise ne représente pas un risque important.
Les petites entreprises sont plus nébuleuses. Il peut être difficile pour un propriétaire de petite entreprise de séparer ses biens commerciaux et personnels, d’autant plus que certains peuvent utiliser des biens personnels comme une résidence pour garantir des prêts et d’autres sources de financement. Cela mélange l’entreprise et le propriétaire et donnerait l’impression qu’il s’agit de quelque chose d’autre qu’une entité déclarante. Cependant, il peut toujours y avoir des parties intéressées par sa santé et ses performances économiques.
Lorsqu’une entreprise est classée comme entité déclarante, elle doit préparer des rapports externes et publics sur sa santé financière. Ceux-ci doivent répondre aux normes et être de nature cohérente afin que les personnes qui les examinent sachent que les informations sont utiles pour des comparaisons pluriannuelles. Les rapports doivent être disponibles sur demande pour les parties intéressées, et la société peut également avoir besoin de les envoyer à des groupes spécifiques, comme les actionnaires, qui ont droit à un rapport annuel sur la société pour leur utilisation dans la prise de décisions d’investissement.