Il est parfois nécessaire pour un employé d’engager certaines dépenses afin de mener ses activités au quotidien. Conduire un véhicule personnel pour faire les courses de l’entreprise ou faire des appels de vente est parfois nécessaire, mais cela peut être une dépense coûteuse si un membre du personnel doit les payer lui-même. De temps en temps, les particuliers peuvent également avoir besoin d’acheter des fournitures de bureau ou de ramasser du matériel pour une campagne ou un projet et utiliser des fonds personnels pour payer les articles. Lorsque ces types de dépenses surviennent, la plupart des entreprises offrent un remboursement aux employés.
En plus des achats commerciaux tangibles, les frais de déplacement locaux sont souvent inclus dans une note de frais pour le remboursement des employés. Une compensation pour le kilométrage, les frais de stationnement et autres dépenses similaires est généralement admissible. De même, les déplacements professionnels à l’extérieur de la ville sont également fréquemment remboursés. Les frais accessoires tels que les billets d’avion, les trajets en taxi, les pourboires, les frais de location de voiture, l’hébergement à l’hôtel et les repas au restaurant peuvent tous être couverts par le régime de rémunération d’un employeur.
Cependant, les membres du personnel doivent se faire un devoir de comprendre la politique de remboursement des employés avant de dépenser leur propre argent. Une entreprise a généralement mis en place des critères spécifiques qui décrivent les dépenses qu’un propriétaire d’entreprise est prêt à couvrir. De nombreuses dépenses doivent être approuvées à l’avance pour empêcher les gens de faire des achats non autorisés, comme un nouveau bureau, puis de s’attendre à ce qu’une entreprise paie pour cela.
Étant donné que les propriétaires d’entreprise établissent généralement des budgets internes, les éléments coûteux qui ne sont pas autorisés peuvent peser lourdement sur les finances d’une entreprise. Les personnes qui ne suivent pas les politiques de remboursement des employés sont susceptibles de voir leurs demandes de remboursement refusées. La même chose peut également être vraie pour les frais de téléphone excessifs ou d’autres coûts qui dépassent une allocation acceptable.
À la fin de chaque mois, les membres du personnel sont généralement tenus de fournir à leurs responsables des rapports de dépenses dûment remplis. Ce formulaire normalisé est l’endroit où un individu répertorie généralement toutes les dépenses d’entreprise qu’il a engagées au cours du mois. Il doit inclure la raison de la dépense financière et tout numéro de poste associé ou tout autre indicateur lorsqu’il se rapporte à un client ou à un projet spécifique.
Tous les reçus correspondants collectés tout au long du mois doivent être joints à la demande de remboursement du salarié. De plus, toute autorisation écrite doit également être soumise pour vérification des dépenses légitimes pré-approuvées. Avant de remettre les rapports et les reçus, il est sage que les membres du personnel fassent des copies de tout au cas où les documents de l’employeur seraient perdus ou égarés.