Les lettres de détermination sont des documents émis par l’Internal Revenue Service aux États-Unis. Essentiellement, la lettre de détermination est une décision officielle indiquant si un régime de retraite ou de pension mis en place par un employeur répond à tous les critères établis par l’IRS pour la structure et la fonction des régimes de retraite. En règle générale, une lettre de détermination est émise soit pour confirmer la pleine conformité du régime de retraite, soit pour informer l’employeur que le régime n’est pas conforme et que des travaux supplémentaires sont nécessaires avant que le régime puisse être officiellement sanctionné.
L’obtention d’une lettre de détermination nécessite généralement de prendre contact avec le bureau de district de l’IRS qui couvre l’emplacement géographique du siège de l’employeur. Le plan de pension ou de retraite proposé est fourni en détail à l’IRS. À son tour, l’IRS évalue chaque aspect du plan proposé et détermine si la structure répond aux qualifications actuelles pour approbation. Si tout est en ordre, le directeur de district délivre un document formel qui confirme que le plan est en pleine conformité. Des revues périodiques du plan sont effectuées pour s’assurer que toute modification de la structure de base est également conforme aux critères actuels.
Si le plan proposé ne répond pas aux qualifications actuelles énoncées par l’IRS, la lettre de détermination cite généralement les domaines du plan qui ne sont pas conformes. Cela permet à l’employeur de revenir en arrière et d’affiner le plan actuel. Une fois que le plan révisé est prêt, il est soumis à l’IRS une deuxième fois. Si toutes les questions ouvertes avec le plan sont traitées à la satisfaction de l’IRS, une lettre de détermination accordant l’approbation officielle du plan est retournée à l’employeur.
Bien que l’IRS puisse examiner périodiquement les régimes de retraite actuellement approuvés par une lettre de détermination, il est généralement sage pour l’employeur de se tenir au courant de tout changement de réglementation qui pourrait avoir une incidence sur le statut du régime. Dans le même temps, c’est aussi une bonne idée de consulter l’IRS au sujet de tout changement proposé au plan avant de les mettre en œuvre. Cela permet de s’assurer que le plan fonctionne bien dans les limites des qualifications établies.
Parallèlement à la reconnaissance officielle d’un régime de retraite, l’IRS délivre également une lettre de détermination aux organisations à but non lucratif pour confirmer leur statut d’exonération fiscale. Le texte de la lettre cite la section de l’Internal Revenue Code applicable à l’organisation et sert de confirmation officielle que l’entité est reconnue comme une organisation exonérée d’impôt.