Un avis d’expédition préalable (ASN) est un avis de livraison imminente d’un colis. Il est également connu sous le nom d’avis d’expédition préalable, d’avis de livraison ou de note d’expédition préalable. Le document est généralement envoyé automatiquement, par voie électronique, lorsqu’un bon de livraison est généré. Une note d’expédition anticipée typique comprendra une liste détaillée des articles envoyés, en plus du délai et des méthodes de livraison prévus.
Il est courant qu’une note d’expédition préalable indique au client comment un colis a été emballé en plus de ce qu’il contient. Il s’agira généralement d’une réponse ou d’une confirmation des instructions que le client a données au vendeur lors de la passation de la commande. De nombreux fournisseurs ont des directives spécifiques pour l’emballage et la préparation des ASN conformément aux directives de l’entreprise et aux spécifications de certains clients.
La plupart des notes d’expédition anticipées sont envoyées via l’échange de données informatisé (EDI), qui est un système de messagerie similaire au courrier électronique. Ce type de système est généralement mis en place entre un client et un fournisseur afin d’accélérer le transfert de divers types d’informations. Pour que le système fonctionne, le fournisseur et le client doivent être d’accord sur le type de système à utiliser et comment l’utiliser. Deux des systèmes EDI les plus populaires sont UN/EDIFACT et ANSI X.12. Bien qu’il existe de nombreuses similitudes entre les systèmes EDI, il est courant que chaque entreprise qui les utilise ait également des directives spécifiques sur la façon de les utiliser pour envoyer des informations telles que les ASN.
Une note d’expédition préalable est généralement générée une fois qu’un bon de livraison a été créé par le système du fournisseur. C’est aussi généralement un moyen d’informer le client que le colis est en transit. Une partie du bordereau d’expédition peut être établie au fur et à mesure de la préparation de la commande, comme dans un entrepôt. La liste de prélèvement, qui est créée à partir des informations contenues dans la commande du client, permet aux employés préparant le colis de savoir quels articles inclure. Les informations de cette liste peuvent souvent être directement transmises à l’ASN.
L’une des versions les plus couramment utilisées de la liste de colisage électronique est l’EDI 856. Ce document répertorie tout ce qui apparaîtra sur la liste imprimée que le client recevra avec le colis. La plupart des ASN auront également des informations sur les clients, telles que l’adresse, le numéro de téléphone et de client et les informations de commande, y compris les prix, la quantité et le numéro de fournisseur.
SmartAsset.