Chaque année, le gouvernement américain ainsi que des fondations privées et des entreprises publiques offrent des milliards de dollars de financement à des particuliers et des organisations à utiliser pour des projets spécifiques. Ce financement, appelé subvention, ne nécessite aucun remboursement tant qu’il est utilisé pour financer le projet pour lequel il a été attribué. Les subventions peuvent être accordées à des particuliers, à des entreprises à but non lucratif ou à but non lucratif, à des organisations caritatives ou à des établissements d’enseignement. Afin de recevoir une subvention, cependant, le bénéficiaire potentiel doit soumettre une demande formelle à l’organisation. Cette demande s’appelle une proposition de subvention.
Les propositions de subvention peuvent être soumises de différentes manières. Certaines organisations fournissent un formulaire de demande, tandis que d’autres exigent que le demandeur soumette un document écrit, appelé proposition complète. Les exigences pour compléter la proposition sont normalement énoncées dans une demande de proposition (DP).
La préparation d’une proposition de subvention réussie implique généralement de suivre un processus standard. Une fois que les parties intéressées, souvent appelées parties prenantes, ont déterminé que la subvention répondra aux besoins de l’agence ou de l’organisation, le rédacteur ou l’administrateur de la subvention devrait examiner la demande de propositions. Une attention particulière doit être portée au formatage, au nombre de pages et à tous les composants nécessaires à la qualification. La personne responsable de la rédaction de la proposition doit ensuite préparer un plan ou une feuille de format standard à suivre par toutes les personnes impliquées dans le processus de rédaction.
Normalement, une proposition de subvention se compose de certains éléments d’ensemble. Une lettre d’accompagnement est presque toujours requise, et même si elle doit être concise, elle doit également résumer correctement le document. La lettre d’accompagnement doit inclure des informations sur le candidat, la façon dont l’argent sera utilisé et des informations essentielles sur les raisons pour lesquelles le candidat est un bon candidat pour le financement.
Dans le corps de la proposition de subvention, le candidat doit fournir une évaluation des besoins de l’agence, puis aborder les objectifs spécifiques que l’agence espère atteindre avec ce financement. Un aperçu détaillé du programme proposé doit également être fourni. Ce plan détaillera la façon dont l’argent sera utilisé et comprendra un calendrier pour atteindre les objectifs énoncés. Le document doit également décrire les moyens par lesquels la réalisation de ces objectifs sera mesurée.
Une proposition de subvention offre généralement des détails sur les qualifications du demandeur, y compris des biographies du personnel clé, des résumés des performances passées et un aperçu de la situation financière de l’agence. Souvent, un budget préliminaire est également requis. Enfin, une section récapitulative devrait être soumise, résumant les points clés et donnant un bref aperçu du programme proposé. Si la DP le permet, une annexe peut être utilisée pour la documentation à l’appui, une biographie complète ou d’autres informations pertinentes qui aideront à justifier le prix.
Ces dernières années, il est devenu une pratique courante pour les agences de financement de demander une courte lettre d’enquête aux candidats potentiels avant de soumettre une proposition de subvention complète. Cela permet d’éliminer les candidats dont les objectifs ne correspondent pas à la mission des mandants. Ce processus empêche également les agences de consacrer beaucoup de temps et d’argent à l’élaboration de propositions complètes pour lesquelles elles ne sont pas qualifiées ou ne sont pas en mesure d’utiliser pleinement.