Un réceptionniste médical est la personne dans un cabinet médical qui accueille les patients, les vendeurs et les représentants des ventes médicales et pharmaceutiques en personne et au téléphone. Selon l’environnement de travail, ses tâches peuvent inclure celles du front et du back-office. Il peut travailler pour un seul médecin de pratique privée ou pour un groupe de médecins dans un cabinet médical ou une clinique de soins de santé.
Étant donné que le réceptionniste médical est normalement le premier point de contact pour les patients nouveaux et existants, on s’attend généralement à ce qu’il soit extraverti, empathique et amical. Son travail consiste normalement à fixer, vérifier et reprogrammer les rendez-vous si nécessaire. Il est généralement appelé à résoudre les conflits d’horaire à la satisfaction des médecins et des patients.
En plus des communications verbales, une réceptionniste médicale est généralement tenue de communiquer par courrier électronique et postal. Il est habituellement tenu de demander des informations à d’autres médecins et compagnies d’assurance et de communiquer avec les fournisseurs, les centres de tests médicaux et les hôpitaux. S’il y a des problèmes d’assurance ou de facturation, on s’attend généralement à ce que la réceptionniste initie des communications pour les résoudre.
La plupart des réceptionnistes médicaux doivent avoir une bonne connaissance pratique du matériel informatique et des logiciels. Son travail l’oblige fréquemment à créer des notes de service, des affiches de bureau et des feuilles de calcul et à maintenir des bases de données d’informations sur les patients. Tous ces éléments nécessitent l’utilisation d’une gamme d’applications logicielles et de périphériques matériels tels que des imprimantes et des lecteurs de disque externes.
Les dossiers de classement et les documents connexes sont des tâches courantes d’une réceptionniste médicale. D’autres tâches normales incluent souvent la facturation médicale et la complétion des papiers d’assurance pour les transporteurs privés et publics. Maintenir correctement les radiographies et les rapports de laboratoire fait normalement partie du travail.
Certaines personnes occupant ce poste, en particulier celles qui travaillent dans de petits bureaux, sont souvent censées interagir avec des vendeurs et des fournisseurs. Cette communication est souvent nécessaire pour maintenir les stocks de produits de bureau et planifier l’entretien et la réparation des équipements de bureau tels que les copieurs et les télécopieurs. Si une réserve fait partie de la configuration du bureau, la réceptionniste médicale est normalement chargée de la maintenir en ordre et de la remplir des fournitures nécessaires.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est nécessaire pour postuler à ce poste. Les instituts techniques et certains collèges offrent fréquemment des programmes de deux ans en assistance médicale ou en accueil médical qui sont préférés par de nombreux employeurs. Une expérience dans un environnement de bureau médical ou général est souhaitable. La connaissance de la terminologie médicale, des pratiques de facturation des assurances ou des logiciels de cabinet médical est un atout pour les candidats à un poste de réceptionniste médicale.