Supponendo che uno studente sia iscritto a una scuola che offre servizi online agli studenti, di solito è possibile accedere ai voti scolastici online. Gli studenti universitari in genere devono inserire le proprie informazioni di identificazione personale per vedere i voti online una volta pubblicati e alcune scuole superiori e altri tipi di scuole K-12 possono offrire l’accesso online ai genitori che desiderano monitorare i voti scolastici online. Come regola generale, questi servizi sono gratuiti o il prezzo è incluso nelle tasse universitarie.
Poiché i voti sono considerati informazioni sensibili, prima che i voti possano essere rilasciati, è necessario verificare l’identità della persona che richiede i voti. Molte scuole dispongono di sistemi online per la gestione delle lezioni, la richiesta di aiuti finanziari e l’esecuzione di altre attività di routine. In queste istituzioni, le persone possono accedere ai voti scolastici online una volta che accedono all’area del dashboard in cui gestiscono altre attività relative alla scuola e si accede al dashboard con un nome utente e una password.
Le scuole che non dispongono di servizi online estesi possono comunque rilasciare agli studenti e/o ai genitori nomi utente e password che li ammettono a sistemi che consentono loro di visualizzare i voti, le informazioni sulla frequenza e altri dati di base. Questi tipi di sistemi possono essere molto utili per i genitori che potrebbero voler monitorare da vicino i progressi dei propri figli e per gli studenti che desiderano tenere d’occhio i propri voti. Alcune scuole consentono anche alle persone di telefonare e inserire un passcode per ascoltare i voti al telefono.
Il vantaggio di visualizzare i voti scolastici online è che di solito è possibile farlo non appena i voti vengono ricevuti e pubblicati. Visualizzando i voti immediatamente, le persone non devono aspettare settimane mentre le pagelle vengono generate e spedite, il che può alleviare lo stress e la tensione. Potrebbero esserci anche altri motivi per voler vedere i voti online, come voler controllare i voti di medio termine per monitorare i progressi in una classe o aver bisogno di conoscere i voti allo scopo di segnalarli alle università il più rapidamente possibile.
Come regola generale, se è possibile accedere ai voti online, la scuola invierà notifiche in modo che le persone sappiano come farlo, o le indicazioni per trovare i voti saranno incluse nei brevi orientamenti dati agli studenti che utilizzano i sistemi studenteschi online per gestire tutto, dall’alloggio all’abbandono delle lezioni. Tuttavia, la scuola potrebbe non fornire sempre queste informazioni e non fa male chiedere al registrar le opzioni per visualizzare i voti scolastici online, per ogni evenienza.