? medida que uma empresa ou organiza??o cresce, a necessidade de estabelecer diretrizes de compras se torna mais importante. Aquisi??o ou compra ? o gerenciamento de todos os gastos em servi?os e mercadorias. Como um aspecto geral do gerenciamento de neg?cios, ? uma fun??o central que se relaciona diretamente ? conten??o de custos, redu??o de despesas e aumento de lucros. Embora a maioria das pessoas associe compras a grandes empresas e acordos multimilion?rios, as diretrizes de compras podem ajudar todas as empresas, grandes e pequenas.
O campo de compras ? t?o amplo que ? melhor dividi-lo em processos de neg?cios distintos. As principais categorias s?o: gerenciamento de fornecedores, bens e servi?os contratados, condi??es de pagamento, limites e segrega??o de impostos. Al?m de identificar os diferentes processos de neg?cios, h? tr?s itens que precisam ser conclu?dos para desenvolver diretrizes de compras: estabelecer estrutura e fun??es organizacionais, implementar controles cont?beis e definir presta??o de contas e responsabilidade pelos processos de compras dentro da organiza??o.
A metodologia padr?o usada para desenvolver diretrizes de compras ? criar uma pasta de arquivos para as diretrizes. Dentro desta pasta, crie um arquivo separado para cada um dos principais processos de neg?cios. ? medida que as diretrizes s?o desenvolvidas, crie os guias do processo para as diferentes fun??es e departamentos envolvidos no processo. Inclua uma se??o sobre relat?rios de supervis?o e gerenciamento, bem como um documento de fluxo para revis?o da ger?ncia s?nior. Todas as diretrizes devem ser revisadas e discutidas com as ?reas impactadas e apresentadas ? ger?ncia s?nior para an?lise. Ap?s a aceita??o, ? necess?rio treinamento para todos os usu?rios para implementar as diretrizes.
O primeiro item a analisar s?o as fun??es e responsabilidades dos diferentes atores no processo de compras. Identifique quem, o qu?, onde e por que para cada transa??o e determine o ponto ou atividade de inicia??o. Por exemplo, quando um departamento exige material de escrit?rio, quem ? respons?vel por esse processo? Como eles decidem qual fornecedor entrar em contato? Qual ? o valor m?ximo que eles podem gastar e quem est? aprovando esta compra? Essas quest?es s?o fundamentais para o desenvolvimento de diretrizes de compras.
A contabilidade fornece uma estrutura padr?o para rastrear e gerenciar gastos. O uso de requisi??es de compra, pedidos, cota??es, contratos e outras ferramentas de compras t?m impacto nas fun??es cont?beis. Os controles cont?beis t?picos se concentram na redu??o do risco de fraude, na obten??o do melhor valor para o d?lar, no recebimento de pre?os e condi??es negociados e nas autoriza??es de aprova??o. Esses itens podem ser gerenciados em um sistema computadorizado, mas primeiro precisam ser definidos nas diretrizes do processo de neg?cios.
Presta??o de contas e responsabilidade ? um dos principais impulsionadores das compras. A maioria das organiza??es concentra-se no valor em d?lar do pedido ou contrato de compra, mas pode ignorar o total gasto em uma mercadoria espec?fica. Determinar a posi??o apropriada a ser respons?vel por negociar com o fornecedor e processar os pedidos ? um passo importante nas diretrizes de compras.
Inteligente de ativos.