Para escolher a melhor estrutura de fluxo de trabalho, pode ser uma boa ideia fazer uma lista das suas necessidades de fluxo de trabalho primeiro. Depois de determinar quais recursos do programa de fluxo de trabalho você pode se beneficiar mais, familiarize-se com os diferentes tipos de software no mercado. Se você precisar definir um orçamento, provavelmente deverá limitar-se a procurar os programas que oferecem os recursos necessários e que são vendidos por um custo razoável. Muitos profissionais usam recursos comerciais e recomendações de colegas para encontrar uma estrutura de fluxo de trabalho com boa reputação.
O fluxo de trabalho descreve o processo pelo qual um documento passa, desde a sua introdução no sistema até o momento da conclusão. No setor de seguros, por exemplo, o fluxo de trabalho pode descrever a série de estágios pelos quais uma reivindicação passa. O processo pode começar no momento em que um cliente registra uma reivindicação e termina quando uma reivindicação é negada ou aprovada. A estrutura do fluxo de trabalho descreve o modelo ou base que guia um processo de fluxo de trabalho.
Para escolher a melhor estrutura de fluxo de trabalho, você deve determinar de quais recursos você mais pode se beneficiar. Um bom primeiro passo pode ser realizar uma análise do seu sistema de fluxo de trabalho atual. Determine onde os processos podem ser aprimorados e onde são bem-sucedidos. Muitos gerentes optam por contratar consultores que possam fornecer feedback valioso. Alguns consultores também podem informar os gerentes sobre as tendências atuais e os avanços tecnológicos que podem influenciar suas decisões.
O software que fornece serviços de fluxo de trabalho varia de gratuito a caro. Para facilitar o processo de escolha de uma estrutura de fluxo de trabalho, pode ser uma boa ideia criar um orçamento. O software livre tende a ser de código aberto e é frequentemente utilizado por empresas menores com necessidades básicas. Empresas e negócios maiores, com requisitos complexos de fluxo de trabalho, podem se beneficiar de softwares mais caros, capazes de oferecer suporte a mais usuários e oferecer vários serviços avançados.
Alguns recursos comuns do software de estrutura de fluxo de trabalho incluem serviços de email que otimizam documentos de comunicação e modelos que podem ajudar profissionais de setores específicos a economizar tempo. Muitos programas registram notação sobre quem recebeu um documento e quem fez alterações. Programas para setores em que a comunicação com o cliente é um fator primário podem incluir interfaces de cliente fáceis de usar.
Se você achar que está considerando dois programas de fluxo de trabalho que parecem bastante semelhantes, pode ser uma boa ideia usar recursos comerciais, como sites e periódicos. Artigos e análises sobre os programas de estrutura de fluxo de trabalho podem ajudá-lo a aprender quais tipos de software são mais usados. Feiras e recomendações de colegas também podem ser recursos úteis.
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