A escolha do melhor kit de transcrição varia de acordo com a preferência individual e o método de transcrição empregado. Um kit de transcrição tradicional já incluiu um dispositivo de reprodução baseado em cassete, fones de ouvido e um pedal. A transcrição moderna, no entanto, concentra-se no uso de software e arquivos de mídia em conjunto com um pedal USB e fones de ouvido. Assim, o melhor kit de transcrição inclui equipamentos periféricos que são confortáveis para o usuário e software de computador compatíveis com uma variedade de tipos de arquivos de mídia.
A principal preocupação dos profissionais de transcrição no mercado para um kit de transcrição são os componentes físicos incluídos no kit. Principalmente, o hardware necessário consiste no pedal e nos fones de ouvido. Os fones de ouvido devem possuir recursos de cancelamento de ruído, permitindo que o usuário bloqueie o ruído de fundo para focar melhor no áudio a ser transcrito. Os pedais devem incluir um cabo USB longo o suficiente para alcançar confortavelmente quando conectado a um laptop ou computador de mesa. Os botões do pedal, assim como o tamanho geral do pedal, devem permitir ao usuário um controle de reprodução consistente e confortável, sem a necessidade de posicionamento artificial dos pés.
Os dispositivos de ditado e o software usado para a gravação oferecem diversas opções para os indivíduos que ditam informações de áudio. Do ponto de vista da gravação, os usuários podem gravar documentos e outros materiais para transcrição usando gravadores de mão, um computador e microfone, ou os usuários podem até gravar por telefone. Alguns métodos de gravação produzem arquivos de mídia em formatos comuns, como mp3 ou .wav. Outras opções de gravação produzem formatos de arquivo proprietários ou formatos que requerem conversão, se não forem usados com um kit de transcrição proprietário. A seleção do melhor kit de transcrição de uso geral requer a compreensão dos diferentes tipos de formatos de arquivo disponíveis e as opções para converter formatos proprietários.
Cada vez mais, os profissionais de transcrição são recrutados para transcrever mais do que simples arquivos de áudio. Muitos empregadores e clientes particulares solicitam transcrições de arquivos de vídeo, além de arquivos de áudio. Dessa forma, os transcriptionists que desejam ter recursos de reprodução de arquivos de vídeo precisam de um kit de transcrição com software capaz de processar formatos comuns de arquivos de vídeo, como mp4 ou .mov. O software com atualizações regulares sobre os novos recursos de formato de arquivo, vídeo e áudio, deve ser incluído em um kit de transcrição de qualidade, para oferecer aos transcriptionists o melhor valor.
Fatores adicionais a serem considerados ao comprar o melhor kit de transcrição incluem custo, os materiais a partir dos quais os componentes são construídos, qualidade geral, durabilidade e quaisquer garantias associadas. Os sistemas operacionais e os requisitos do sistema para um kit de transcrição específico devem corresponder ao computador no qual o software será instalado. A interface do usuário do software de reprodução também deve ser intuitiva e fácil de navegar.
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