Existem muitas vantagens da estrutura organizacional, especialmente a estrutura que é clara e definitiva. Quando uma organização possui a estrutura apropriada, ela pode funcionar com mais eficiência, especialmente quando todos os funcionários – desde funcionários em meio período até a alta gerência – sabem pelo que são responsáveis e quando os departamentos são claramente designados. Quanto mais estrutura uma organização tiver, melhor ela funcionará em geral.
Uma das vantagens da estrutura organizacional é ter claramente definida a alocação de tarefas e responsabilidades pela supervisão. Uma organização organizada de maneira ideal deve ser capaz de criar um fluxograma organizacional mostrando quais funcionários e departamentos estão sob a supervisão de quais gerentes e executivos, geralmente indicados por cargos. Ter a hierarquia organizacional especificada exatamente significa que os funcionários devem saber a quem devem ir quando tiverem perguntas ou preocupações diferentes.
Uma organização que possui um fluxograma hierárquico também pode ter claramente delineado divisões departamentais e descrições de cargos específicas para todos os funcionários. Isso ajudará a garantir que todos os funcionários e departamentos compreendam suas responsabilidades e facilitará o treinamento de novos funcionários ou a transferência. O treinamento cruzado dos funcionários também será gerenciável em um sistema de trabalho organizado. Estrutura como essa também deve ajudar a evitar sobreposição de responsabilidades e duplicação de serviços, o que economizará tempo e dinheiro da organização e aumentará a eficiência.
Se uma organização ou empresa é organizada conforme descrito acima, é fácil reavaliar periodicamente os objetivos e metas da organização, bem como o progresso que está sendo feito em relação a elas. Como uma organização estruturalmente sólida, eles podem, com mais facilidade, fazer planos de ação para abordar quaisquer áreas de preocupação, como baixa rentabilidade em uma área específica ou dificuldades de atendimento ao cliente. Um plano de ação conterá a meta a ser abordada, as ações propostas para melhorar o desempenho e as pessoas ou departamentos responsáveis pela execução das ações. As descrições de cargo, layouts departamentais e hierarquia são claramente definidos, portanto, decidir quem deve resolver os problemas deve ser um processo simples.
Outra das vantagens da estrutura organizacional é que ela pode ajudar a aumentar o moral dos funcionários. Quando os funcionários sabem exatamente quais são suas responsabilidades e quais são os outros responsáveis, é mais provável que se sintam seguros com relação ao trabalho. Ter uma descrição abrangente do trabalho elimina a frustração que os funcionários sentem quando não têm certeza do que devem fazer. Quanto mais confortáveis os funcionários se sentirem com suas responsabilidades profissionais, maior a probabilidade de eles terem um moral elevado e manterem seus cargos. Isso aumentará a lucratividade e o sucesso de uma empresa, negócio ou organização.
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