O papel do assistente administrativo evoluiu dramaticamente à medida que a tecnologia mudou os procedimentos padrão do escritório. Os assistentes administrativos agora funcionam como gerentes de escritório, editores de desktop, especialistas em comunicação e superusuários de software. Muitas vezes, também é dever do assistente administrativo treinar pessoal em novos equipamentos de escritório e programas de software comercial. Isso significa que os programas de assistente administrativo mais eficazes oferecerão aulas com as mais recentes tecnologias de escritório e fornecerão aos alunos habilidades e conhecimentos de software atualizados, se não à frente das tendências nas práticas comerciais.
A conclusão de um programa de assistente administrativo não é necessária para conseguir um emprego, mas há várias habilidades necessárias para realmente funcionar como assistente administrativo. Se alguém não possui experiência anterior em escritório, o melhor caminho é a conclusão de um programa de assistente administrativo de dois anos em uma faculdade comunitária, faculdade técnica ou escola de treinamento de negócios. Os programas menos caros provavelmente estarão em faculdades públicas da comunidade, mas o custo nem sempre é o fator mais importante. O primeiro passo na seleção é fazer uma lista de todas as escolas locais que oferecem um programa de assistente administrativo. Em seguida, compare todas as aulas oferecidas. Os cursos devem incluir as versões mais recentes do software comercial mais popular. Nos Estados Unidos, geralmente são programas do Microsoft Office, como Word, PowerPoint, Access, Excel e Outlook.
Verificar as postagens de emprego on-line quanto à localização de um candidato é uma excelente maneira de criar uma lista dos programas e habilidades de software mais comuns desejados. Alguns outros princípios básicos são o Adobe Acrobat, para criar formulários, HTML e CSS para trabalhar com sites. Muito depende da indústria em que se deseja trabalhar. Por exemplo, um cargo de assistente administrativo em uma empresa de marketing provavelmente exigirá tarefas mais criativas de editoração eletrônica, e um cargo em um escritório de contabilidade exigirá mais conhecimento de software financeiro. É importante escolher um foco antes de selecionar um programa de assistente administrativo para garantir que os cursos estejam disponíveis nas áreas apropriadas.
As escolas que oferecem estágios com um programa de assistente administrativo devem ir para o topo da lista. Essa é a melhor maneira de fazer contatos, criar rede para trabalhos futuros e obter a experiência necessária antes da busca de emprego. Se não houver escolas com estágios disponíveis, as escolas em grandes áreas metropolitanas oferecerão mais oportunidades para criar a própria oportunidade de estágio para aqueles que não têm experiência. Depois de combinar as ofertas de cursos com as habilidades desejadas e comparar os custos, ligue para as escolas no topo da lista e pergunte sobre assistência na colocação de emprego e formação de instrutores. Os instrutores com credenciais Microsoft Certified Trainer (MCT) ou Microsoft Office Specialist (MOS) têm a garantia de estar atualizados com as melhores e mais recentes tecnologias de software comercial.