Um sistema de inventário é o método interno que uma empresa usa para solicitar, controlar e contabilizar os produtos que vende aos consumidores. Um sistema de inventário para pequenas empresas espelhará o processo de uma empresa maior, embora em um ambiente menos intenso, dada a diferença de tamanho entre as empresas. Dois tipos de sistemas de inventário são comuns no ambiente de negócios: periódico e perpétuo. Estes são sistemas baseados em contabilidade, embora uma empresa muitas vezes construa suas práticas de inventário em torno desses sistemas.
Qual sistema de inventário para pequenas empresas é melhor para uma empresa em particular geralmente depende do tipo de mercadoria que uma empresa vende. Por exemplo, pequenas empresas que vendem mercadorias semelhantes ou grandes grupos de itens podem se beneficiar mais de um sistema de inventário periódico, que é atualizado apenas uma vez por mês ou trimestralmente. Isso é vantajoso porque a pequena empresa inicia todos os meses com um número de estoque inicial e o atualiza no final do período contábil. Isso elimina a necessidade de tempo gasto contando itens que não são fáceis de separar ou envolvem um processo demorado que tira as atividades de geração de dinheiro.
O sistema de inventário permanente está muito mais envolvido; nesse sistema, uma empresa atualizará seu razão contábil após cada compra, venda ou ajuste na conta de estoque. Esse sistema de inventário para pequenas empresas funciona bem para empresas com itens singulares ou produtos de inventário extremamente valiosos. Embora consome mais tempo, fornece mais precisão para as pequenas empresas e a capacidade de solicitar com precisão o estoque sem ter muitos produtos à mão.
A avaliação de estoque também é uma característica importante de um sistema de estoque para pequenas empresas. A avaliação determina o custo na conta de estoque da empresa e o custo das mercadorias vendidas para cada período contábil. Três métodos são mais comuns nos negócios: primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO); último a entrar, primeiro a sair (LIFO); e o cálculo do custo médio ponderado. O FIFO exige que a empresa venda os produtos mais antigos listados primeiro em sua conta de estoque contábil. Isso resultará no maior custo restante na conta de estoque e no menor custo dos produtos vendidos, resultando em um lucro líquido mais alto relatado na demonstração do resultado. LIFO é o oposto de FIFO; portanto, o custo dos produtos vendidos é maior e o estoque disponível é menor que o FIFO. O método da média ponderada calcula um novo custo para cada item do inventário após compras e ajustes na conta.
A seleção do método de avaliação para um sistema de inventário para pequenas empresas dependerá de como a empresa deseja relatar o lucro líquido. A teoria geral é que o FIFO reporta um lucro líquido mais alto, resultando em um passivo tributário mais alto para as pequenas empresas. Isso pode criar uma situação difícil de fluxo de caixa se a empresa precisar pagar impostos ao governo nacional ou local.
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