O Better Business Bureau (BBB) é uma corporação privada nacional, sediada nos EUA, formada por associações locais menores, com o objetivo declarado de manter arquivos sobre a reputação das empresas e ajudar a reconciliar disputas de clientes com empresas membros. A organização se desculpa especificamente de certas questões, incluindo reclamações de funcionários, alegações de discriminação ou aquelas potencialmente relacionadas a ações judiciais e imperícia médica ou legal. Quase toda pequena cidade ou município tem um Better Business Bureau e algumas grandes áreas metropolitanas possuem várias. As reclamações ao Better Business Bureau são feitas com facilidade. Um cliente pode telefonar para o BBB local para iniciar a reclamação, escrever uma carta endereçada aos escritórios locais e nacionais ou fazer uma reclamação on-line no site nacional da organização.
As reclamações por telefone para o Better Business Bureau apenas iniciam o processo de reclamação na maioria das associações. Os escritórios da BBB enviarão um formulário de reclamação em papel ao cliente para a coleta dos detalhes da reclamação antes de iniciar o processo de resolução de disputas com a empresa em questão. O formulário de solicitação pode ser devolvido ao escritório do Better Business Bureau por correio ou fax. As informações que podem ser obtidas durante o processo inicial de denúncia por telefone podem incluir os nomes e números de telefone dos representantes do BBB, se a empresa é um membro em boa posição na associação da comunidade local e se outras reclamações semelhantes ou recentes foram feitas contra a empresa .
Cartas descrevendo os problemas dos clientes são outra maneira de comunicar reclamações ao Better Business Bureau e geralmente são levadas mais a sério do que as chamadas telefônicas. A correspondência de reclamação deve explicar o mais claramente possível os detalhes da reclamação do cliente e solicitar uma ação específica por parte da empresa para satisfazer a disputa. As cartas podem ser enviadas por correio ou fax para o escritório da BBB e também pode ser útil “cc” ou “cópia carbono” uma cópia desta carta para a empresa com a qual o cliente tem uma disputa. Uma vantagem de escrever uma carta formal de reclamação é que o cliente possui uma cópia documentando sua reclamação e suas ações.
A maneira mais fácil de fazer reclamações ao Better Business Bureau é online, através do site nacional. O método on-line leva o cliente passo a passo preenchendo um formulário que inclui a natureza da reclamação, os negócios específicos em disputa, as informações de contato do cliente e os detalhes da própria reclamação. O cliente reclamante deve fazer uma cópia do formulário final de reclamação, bem como anotações na data em que a reclamação foi feita on-line para a agência.
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