Como parte de um processo de final de ano financeiro, as empresas com ativos físicos normalmente são obrigadas a concluir um inventário de ativos. O objetivo de um inventário de ativos é contar fisicamente e documentar a localização de todos os ativos listados na demonstração financeira. Este processo é considerado parte da preparação necessária a cada final de ano e normalmente é programado de três a quatro semanas antes do final do ano real.
Existem quatro itens que normalmente devem ocorrer em um inventário de ativos: revisão da lista de ativos dos registros financeiros, inspecionar fisicamente cada ativo, determinar se a avaliação deve mudar e adicionar novos ativos. Este processo pode ser simples ou complexo, dependendo do número de ativos e de sua localização relativa. É importante observar que este inventário pode ser realizado por equipe interna ou por terceiros. A parte mais importante deste inventário é garantir que cada item seja inspecionado fisicamente.
A primeira etapa em um inventário de ativos é revisar a lista de ativos que foram incluídos nas demonstrações financeiras do ano anterior. Todos os itens que foram descartados ou desmontados durante o ano devem ser retirados da lista. Uma cópia da instrução e avaliação do item nessa fase deve ser adicionada ao arquivo.
A próxima etapa é organizar os ativos por localização física em preparação para uma inspeção. Para a preparação, uma lista de inventário deve ser organizada. Cada item deve receber um número exclusivo e um método de indicação de que o item foi incluído no estoque. Algumas empresas usam adesivos, enquanto outras usam um sistema de leitura de código de barras para atualizar os registros.
Existem dois itens que geralmente devem ser verificados durante o inventário do ativo: a existência do item no local indicado e o estado do item. Por exemplo, se o item estiver quebrado ou em mau estado, isso deve ser indicado na lista de inventário. Isso pode resultar em uma menor valorização do item.
Quaisquer novos ativos que foram comprados ou adquiridos durante o ano devem ser adicionados à lista de inventário de ativos. Os detalhes a serem incluídos são a classificação, descrição, localização e avaliação do ativo. Quaisquer itens que tenham sido comprados, mas ainda não nas instalações podem ser excluídos da lista de ativos, desde que seu valor não seja incluído na avaliação de ativos nas demonstrações financeiras.