Escrever um plano de gerenciamento de tarefas envolve definir metas, listar prioridades, agendar e elaborar planos alternativos para lidar com falhas imprevistas. Cada ?rea do plano deve ser claramente definida para fornecer um plano de atividades para cumprir os prazos e concluir o trabalho designado. Um plano de gerenciamento de tarefas pode incluir documenta??o do progresso em cada etapa de um projeto para avaliar se as metas est?o sendo atingidas. Tamb?m deve determinar os recursos necess?rios e permitir o relato do resultado.
O primeiro passo para escrever um plano de gerenciamento de tarefas define o trabalho que precisa de aten??o. Tamb?m define cronogramas para cada tarefa por dia, semana ou m?s. A parte do plano de defini??o de metas descreve quais trabalhos devem ser realizados dentro de cada per?odo de tempo. Essa lista de expectativas pode incluir uma se??o sobre quest?es que podem interferir nos prazos e como esses problemas podem ser tratados.
Uma lista de prioridades normalmente mant?m um projeto organizado e oferece aos funcion?rios uma maneira de determinar tarefas que precisam de aten??o imediata. Tarefas urgentes definem o trabalho que deve ser tratado imediatamente, como lidar com telefonemas e visitantes que comparecem. Tarefas importantes podem incluir o planejamento de uma pr?xima reuni?o ou apresenta??o que afeta a empresa. Empregos considerados urgentes e importantes podem surgir em uma situa??o de crise. Tarefas sem import?ncia geralmente incluem visitar colegas de trabalho ou cuidar de neg?cios pessoais durante o trabalho.
O agendamento de cada tarefa representa outro componente da cria??o de um plano de gerenciamento de tarefas. Devem ser criados cronogramas para cada trabalho necess?rio para concluir o projeto inteiro. Esses cronogramas devem ser realistas e considerar os recursos financeiros e humanos dispon?veis. Os recursos podem variar de acordo com o projeto, dentro das restri??es or?ament?rias. Um plano de gerenciamento de tarefas deve analisar os recursos necess?rios e determinar se a empresa est? disposta a investir em recursos para cumprir os prazos.
Planos de backup podem ser criados para lidar com problemas inesperados que surgem. Os planos de gerenciamento de tarefas devem fornecer estrat?gias alternativas para lidar com eventos imprevistos. Esses planos alternativos preparam os funcion?rios para lidar com os problemas rapidamente, sem a necessidade de redefinir metas ou definir novas prioridades.
Ap?s a elabora??o do plano de gerenciamento de tarefas, ele deve ser compartilhado com os colegas que trabalhar?o juntos no projeto. Se o plano exigir a delega??o de tarefas a diferentes colegas de trabalho ou departamentos diferentes da organiza??o, essas quest?es poder?o ser esclarecidas atrav?s da discuss?o do plano. Esse processo garante que todos estejam trabalhando do mesmo modelo para atingir as metas.
A etapa final na prepara??o de um plano de gerenciamento de tarefas envolve um m?todo de rastreamento do progresso, especialmente em grandes projetos divididos em subtarefas. Ao monitorar o progresso, os supervisores podem identificar ?reas que precisam de mais recursos para manter o trabalho no caminho certo. Eles tamb?m podem descobrir ?reas fracas por departamento ou funcion?rio, onde o trabalho fica atolado.
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