Escrever um plano de gerenciamento de tarefas envolve definir metas, listar prioridades, agendar e elaborar planos alternativos para lidar com falhas imprevistas. Cada área do plano deve ser claramente definida para fornecer um plano de atividades para cumprir os prazos e concluir o trabalho designado. Um plano de gerenciamento de tarefas pode incluir documentação do progresso em cada etapa de um projeto para avaliar se as metas estão sendo atingidas. Também deve determinar os recursos necessários e permitir o relato do resultado.
O primeiro passo para escrever um plano de gerenciamento de tarefas define o trabalho que precisa de atenção. Também define cronogramas para cada tarefa por dia, semana ou mês. A parte do plano de definição de metas descreve quais trabalhos devem ser realizados dentro de cada período de tempo. Essa lista de expectativas pode incluir uma seção sobre questões que podem interferir nos prazos e como esses problemas podem ser tratados.
Uma lista de prioridades normalmente mantém um projeto organizado e oferece aos funcionários uma maneira de determinar tarefas que precisam de atenção imediata. Tarefas urgentes definem o trabalho que deve ser tratado imediatamente, como lidar com telefonemas e visitantes que comparecem. Tarefas importantes podem incluir o planejamento de uma próxima reunião ou apresentação que afeta a empresa. Empregos considerados urgentes e importantes podem surgir em uma situação de crise. Tarefas sem importância geralmente incluem visitar colegas de trabalho ou cuidar de negócios pessoais durante o trabalho.
O agendamento de cada tarefa representa outro componente da criação de um plano de gerenciamento de tarefas. Devem ser criados cronogramas para cada trabalho necessário para concluir o projeto inteiro. Esses cronogramas devem ser realistas e considerar os recursos financeiros e humanos disponíveis. Os recursos podem variar de acordo com o projeto, dentro das restrições orçamentárias. Um plano de gerenciamento de tarefas deve analisar os recursos necessários e determinar se a empresa está disposta a investir em recursos para cumprir os prazos.
Planos de backup podem ser criados para lidar com problemas inesperados que surgem. Os planos de gerenciamento de tarefas devem fornecer estratégias alternativas para lidar com eventos imprevistos. Esses planos alternativos preparam os funcionários para lidar com os problemas rapidamente, sem a necessidade de redefinir metas ou definir novas prioridades.
Após a elaboração do plano de gerenciamento de tarefas, ele deve ser compartilhado com os colegas que trabalharão juntos no projeto. Se o plano exigir a delegação de tarefas a diferentes colegas de trabalho ou departamentos diferentes da organização, essas questões poderão ser esclarecidas através da discussão do plano. Esse processo garante que todos estejam trabalhando do mesmo modelo para atingir as metas.
A etapa final na preparação de um plano de gerenciamento de tarefas envolve um método de rastreamento do progresso, especialmente em grandes projetos divididos em subtarefas. Ao monitorar o progresso, os supervisores podem identificar áreas que precisam de mais recursos para manter o trabalho no caminho certo. Eles também podem descobrir áreas fracas por departamento ou funcionário, onde o trabalho fica atolado.
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