Os diferentes tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas usam abordagens diferentes para gerenciamento de tempo e tarefas eficiente e bem-sucedido em setores como engenharia, tecnologia, contabilidade e muitos outros. As melhores ferramentas usam algumas funções simples, mas essenciais: uma visualização em tempo real de um projeto ou tarefa, fácil colaboração entre todas as partes relevantes, fácil atualização e rastreamento dos recursos utilizados e disponíveis. As ferramentas de gerenciamento de tarefas também devem proporcionar facilidade de acesso, simplificação de tarefas e gerenciamento de projetos com vários locais. Diferentes tipos de ferramentas podem ser construídos em torno das diferentes necessidades de gerenciamento de tarefas e tempo de um setor específico ou em torno da própria metodologia de gerenciamento de tarefas.
Corporações e pequenas empresas devem ser capazes de gerenciar equipes que podem se espalhar pelo mundo e trabalhar em diferentes fusos horários. A capacidade das ferramentas de gerenciamento de tarefas de fornecer uma visão detalhada e em tempo real de todos os aspectos de um projeto ou conjunto de tarefas específico é fundamental para o sucesso dos negócios. Por exemplo, um fabricante de feixe de laser pode ter um escritório principal localizado no Texas, representantes de vendas localizados em muitos países diferentes e uma instalação de fabricação em Taipei. Se o presidente ou mesmo o funcionário mais jovem exigir acesso aos detalhes de um projeto específico, as ferramentas de gerenciamento de tarefas on-line podem fornecer isso em tempo real.
Alguns tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas foram projetados para atender à necessidade de colaboração. Essas ferramentas de gerenciamento de tarefas permitem que os usuários se concentrem e gerenciem suas próprias tarefas e salvam ou armazenam com segurança todos os documentos relacionados à tarefa, anotações de reuniões e discussões em grupo. Reunir várias tarefas em vários grupos, juntamente com as informações e documentos relacionados, permite uma colaboração em equipe mais eficaz. No contexto do ambiente de negócios global, a colaboração da equipe em tempo real entre todas as partes envolvidas, independentemente de sua localização física, é fundamental e permite que uma empresa ou organização conclua várias tarefas do projeto mais rapidamente e obtenha mais lucro.
As ferramentas de gerenciamento de tarefas também podem ser criadas em torno da importância de fornecer status da tarefa e atualizações do projeto. Esses aplicativos foram projetados para solucionar o progresso de um projeto ou conjunto de tarefas específico. Alguns membros envolvidos em um projeto específico podem não estar envolvidos em todos os projetos em que uma empresa ou organização está trabalhando. Esse tipo de ferramenta de gerenciamento de tarefas separa, organiza e informa as partes relevantes envolvidas. Um gerente de projeto precisará ser informado de todos os projetos sob sua supervisão direta, enquanto um trabalhador de nível inferior pode precisar apenas de atualizações de status para o projeto com o qual está envolvido. Esses tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas também podem atualizar automaticamente as partes relevantes por e-mail, texto ou outros meios de comunicação digital.
Inteligente de ativos.