O gerenciamento de mudanças no projeto é um processo que permite às equipes fazer alterações em um projeto quando necessário. O objetivo é minimizar o efeito que as alterações nos projetos podem ter no cumprimento dos prazos do projeto com êxito. As alterações propostas são examinadas para determinar o nível de risco na modificação do projeto. Uma vez determinado que a alteração agrega valor e não requer grandes modificações, ela é implementada. Se a mudança proposta for necessária, mas exigir a modificação do plano do projeto, uma solicitação de mudança será enviada pelo solicitante, normalmente um membro da equipe ou o cliente.
Alguns problemas ou solicitações de alterações em um plano do projeto geralmente são inevitáveis. Geralmente, um plano de gerenciamento de alterações do projeto é predeterminado antes do início do projeto. Isso permite uma maneira sistemática de lidar com as mudanças do projeto e fazer revisões que avancem as metas e objetivos do projeto.
Quando mudanças nos projetos são propostas, o impacto da modificação da mudança é avaliado. Ter um plano de gerenciamento de mudanças no projeto pode fornecer coesão para garantir que o projeto concluído satisfaça as necessidades do cliente. A influência de uma mudança de projeto proposta é normalmente analisada para um dos três resultados:
Primeiro, a adequação da alteração solicitada é considerada. A solicitação de mudança é medida em relação à possibilidade de ocorrer ou não a alteração sem modificar o plano do projeto. Uma mudança pode ser implementada o mais rápido possível se fatores como critérios do cliente, escopo do projeto, cronograma ou orçamento não exigirem modificações.
Segundo, a mudança pode ser apropriada, mas requer a modificação do plano do projeto. Uma ordem de gerenciamento de mudanças do projeto geralmente é concluída pelo solicitante. A requisição de mudança descreve a mudança proposta e define as áreas do projeto que são impactadas. Essas informações podem incluir detalhes dos custos e possíveis riscos para as entregas do projeto. O gerente do projeto incorpora a alteração e altera o plano do projeto para refletir as modificações.
Finalmente, pode ser decidido que algumas mudanças propostas do cliente ou de um membro da equipe são desnecessárias de serem adotadas. Pode-se determinar que a implementação da mudança não agrega valor ao projeto. Nesse caso, a solicitação é movida para a lista de problemas do projeto e resolvida com o solicitante posteriormente.
Os principais atores do projeto geralmente são responsáveis pelo processo de gerenciamento de mudanças do projeto. Normalmente, o gerente do projeto e o patrocinador – a ligação entre o gerenciamento e a equipe do projeto – devem aprovar a ordem de mudança antes que ocorram alterações no projeto. Os clientes também devem assinar se as alterações propostas os afetam.
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