Em muitos aspectos, escrever uma carta de proposta ? como qualquer outro tipo de reda??o comercial. Uma escrita clara, sucinta e precisa ? importante para qualquer documento comercial. As propostas comerciais, no entanto, exigem componentes espec?ficos, como a carta de apresenta??o da proposta. A carta da proposta, como uma carta de apresenta??o do curr?culo, serve como uma introdu??o educada a uma determinada proposta. Usar a voz ativa, seguir a etiqueta de escrita comercial aceita e demonstrar apre?o pelo tempo limitado do leitor ? fundamental para uma resposta bem-sucedida.
Freq?entemente, quando grandes organiza??es publicam solicita??es de v?rios projetos, a carta de apresenta??o da proposta serve para informar ao leitor a qual solicita??o de proposta (RFP) a qual o documento responde. Se n?o houver relacionamento entre profissionais ou empresas, uma carta de proposta funciona como uma introdu??o e uma oportunidade para causar uma boa primeira impress?o. Quando um relacionamento j? existe, a carta de apresenta??o pode servir como uma oportunidade para elogiar, expressar apre?o ou estender a boa vontade cont?nua entre as duas partes.
Independentemente de existir ou n?o um relacionamento entre as partes, cada carta de proposta deve seguir a etiqueta de reda??o comercial adequada. Por exemplo, o documento deve ser formatado com t?tulos adequados, margens limpas e tipo ou fonte padr?o. Espera-se endere?ar a carta para o contato adequado e usar uma sauda??o profissional aceit?vel para a cultura dos clientes. Informa??es de contato incorretas ou uma sauda??o muito informal podem fazer a diferen?a se uma carta da proposta ? lida ou descartada.
Al?m da etiqueta adequada, o tom de uma carta de proposta tamb?m ? importante. As abordagens formais, por?m personalizadas, geralmente funcionam melhor nas culturas ocidentais, com algumas rela??es comerciais que permitem um tom informal. As culturas orientais tipicamente, embora nem sempre, prefiram uma abordagem formal e profissional. Em caso de d?vida quanto ao tom adequado, ? melhor uma abordagem formal e profissional.
Embora nenhuma carta de proposta garanta a aceita??o, o uso de voz ativa e escrita concisa aumenta as chances. N?o use duas ou tr?s palavras, quando uma for suficiente. Frases curtas e simples s?o melhores que par?grafos longos e complexos. A voz ativa retrata clareza e confian?a, portanto, evite ?ser? verbos em sua escrita. Evite frases como “se voc? quiser” ou “voc? pode preferir”. Opte por verbos de a??o fortes e apelos diretos ? a??o.
O conte?do espec?fico de uma carta da proposta variar? para cada projeto e relacionamento comercial. Um erro comum que os profissionais cometem ao escrever a carta da proposta de capa ? refazer ou resumir as informa??es contidas nos documentos anexos. Lembre-se de que a maioria dos profissionais de neg?cios tem tempo limitado. Respeite o tempo do seu leitor e n?o redefina simplesmente o conte?do da sua proposta. Em vez disso, escreva sua carta com uma introdu??o presencial: o que voc? diria ou como se apresentaria pessoalmente antes de entregar um documento de proposta?
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