Em muitos aspectos, escrever uma carta de proposta é como qualquer outro tipo de redação comercial. Uma escrita clara, sucinta e precisa é importante para qualquer documento comercial. As propostas comerciais, no entanto, exigem componentes específicos, como a carta de apresentação da proposta. A carta da proposta, como uma carta de apresentação do currículo, serve como uma introdução educada a uma determinada proposta. Usar a voz ativa, seguir a etiqueta de escrita comercial aceita e demonstrar apreço pelo tempo limitado do leitor é fundamental para uma resposta bem-sucedida.
Freqüentemente, quando grandes organizações publicam solicitações de vários projetos, a carta de apresentação da proposta serve para informar ao leitor a qual solicitação de proposta (RFP) a qual o documento responde. Se não houver relacionamento entre profissionais ou empresas, uma carta de proposta funciona como uma introdução e uma oportunidade para causar uma boa primeira impressão. Quando um relacionamento já existe, a carta de apresentação pode servir como uma oportunidade para elogiar, expressar apreço ou estender a boa vontade contínua entre as duas partes.
Independentemente de existir ou não um relacionamento entre as partes, cada carta de proposta deve seguir a etiqueta de redação comercial adequada. Por exemplo, o documento deve ser formatado com títulos adequados, margens limpas e tipo ou fonte padrão. Espera-se endereçar a carta para o contato adequado e usar uma saudação profissional aceitável para a cultura dos clientes. Informações de contato incorretas ou uma saudação muito informal podem fazer a diferença se uma carta da proposta é lida ou descartada.
Além da etiqueta adequada, o tom de uma carta de proposta também é importante. As abordagens formais, porém personalizadas, geralmente funcionam melhor nas culturas ocidentais, com algumas relações comerciais que permitem um tom informal. As culturas orientais tipicamente, embora nem sempre, prefiram uma abordagem formal e profissional. Em caso de dúvida quanto ao tom adequado, é melhor uma abordagem formal e profissional.
Embora nenhuma carta de proposta garanta a aceitação, o uso de voz ativa e escrita concisa aumenta as chances. Não use duas ou três palavras, quando uma for suficiente. Frases curtas e simples são melhores que parágrafos longos e complexos. A voz ativa retrata clareza e confiança, portanto, evite “ser” verbos em sua escrita. Evite frases como “se você quiser” ou “você pode preferir”. Opte por verbos de ação fortes e apelos diretos à ação.
O conteúdo específico de uma carta da proposta variará para cada projeto e relacionamento comercial. Um erro comum que os profissionais cometem ao escrever a carta da proposta de capa é refazer ou resumir as informações contidas nos documentos anexos. Lembre-se de que a maioria dos profissionais de negócios tem tempo limitado. Respeite o tempo do seu leitor e não redefina simplesmente o conteúdo da sua proposta. Em vez disso, escreva sua carta com uma introdução presencial: o que você diria ou como se apresentaria pessoalmente antes de entregar um documento de proposta?
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