Um executivo geralmente é alguém que ocupa uma posição de nível superior em uma empresa, como gerente ou assistente de gerente. A administração está atendendo às necessidades dessa pessoa e às necessidades que o executivo deve atender para realizar seu trabalho adequadamente. Normalmente, a administração do escritório executivo se traduz em cuidar das necessidades do escritório e de algumas necessidades pessoais de um funcionário de alto nível, para que ele possa executar o trabalho com êxito. Essa tendência pode envolver muitas coisas diferentes.
Quando as pessoas analisam os programas de treinamento em administração de escritórios, geralmente lhes dizem que os prepararão para gerenciar pequenos escritórios ou para assumir cargos de nível inferior, como secretário ou assistente administrativo. O número de funcionários em um escritório pode ditar cargos e responsabilidades, e algumas pessoas administram um escritório inteiro com um título como secretária executiva. A administração não se traduz necessariamente na administração de um escritório, que é uma distinção importante a ser feita quando as pessoas estão escolhendo carreiras.
Essencialmente, qualquer equipe de suporte no escritório do executivo está executando algum tipo de administração do escritório executivo. Os trabalhos que podem ser realizados ou realizados diariamente incluem atender telefones, receber mensagens e marcar compromissos. Qualquer funcionário do escritório pode usar atalhos para registrar cartas ditadas e depois digitá-las, revisá-las, obter uma assinatura e enviá-las. A maioria dos escritórios também precisa manter registros de suas atividades, e os assistentes ou secretários administrativos podem ficar encarregados de manter um sistema de arquivos, arquivar todos os registros e retirar os arquivos necessários, conforme necessário.
O arquivamento não está mais necessariamente no papel e a administração do escritório executivo provavelmente usará vários programas de computador para manter certos registros. Da mesma forma, enquanto no passado atender telefones e escrever cartas poderia ter sido a fonte de comunicação mais comum, uma pessoa que trabalha na administração do escritório hoje pode enviar mensagens de texto, tweet ou e-mail para pessoas dentro ou fora do escritório. Ainda é provável que as pessoas que fazem parte da equipe de administração possam ter algum contato direto com o público ou com outras pessoas da empresa que visitam o escritório para reuniões ou conversam com o executivo, e alguns funcionários talvez precisem interferir nisso. executivo se ele / ela não estiver disponível para visitas ou reuniões longas.
Parte dessa administração está atendendo às necessidades do executivo. Isso pode incluir a manutenção de calendários, marcação ou cancelamento de compromissos e agendamento de transporte e planos de viagem, conforme necessário. O trabalho também pode envolver tarefas mais pessoais, como comunicar datas e horários com a família do executivo ou pegar coisas como lavagem a seco.
No topo da administração do escritório executivo está a gerência, e esses funcionários podem participar de todas as atividades listadas acima, além de gerenciar o escritório e quaisquer funcionários. Isso pode significar que eles atuam como supervisores, têm o poder de contratar, demitir ou disciplinar, e realizam reuniões ou outras comunicações com os funcionários para manter o escritório funcionando sem problemas. Para todos os níveis de funcionários desses escritórios, o objetivo é trabalhar de maneira profissional e eficiente para apoiar o trabalho do executivo. Claramente, o tipo de trabalho pode variar de acordo com o título de cada executivo e o tipo de empresa para a qual o funcionário e o executivo de escritório são empregados.
Inteligente de ativos.