O termo administração eletrônica refere-se ao método de automatizar as principais funções administrativas usando tecnologias eletrônicas e baseadas em computador. O principal objetivo da administração eletrônica é reduzir o desperdício de papel e espaço, convertendo documentos e arquivos importantes em arquivos eletrônicos. Essa estratégia tornou-se popular em muitos setores em que a papelada pesada é uma parte importante da condução de negócios, como agências de saúde, jurídicas, científicas e governamentais. As empresas privadas também adotaram a administração eletrônica em um esforço para economizar tempo e recursos.
Nas empresas que usam administração eletrônica, menos papelada é perdida ou manuseada incorretamente por indivíduos não autorizados. Os arquivos são recuperados eletronicamente, então há um código eletrônico para rastrear quem acessou os documentos. Esse sistema pode fornecer segurança em uma empresa, limitando quem pode visualizar determinados arquivos e exigindo autorização para qualquer outra pessoa que precise acessar determinados registros. Isso é especialmente importante em setores onde a confidencialidade do paciente ou do cliente é importante.
A administração eletrônica também está se tornando uma prática comum no mundo dos negócios, à medida que mais profissionais usam email, processamento de texto e redes de mídia social. Esses métodos eletrônicos de comunicação permitem que as pessoas compartilhem informações, documentos e registros sem problemas pela Internet, em vez de esperar pelos serviços tradicionais de correio e correio. Com práticas automatizadas de escritório, as mensagens são transmitidas na velocidade da luz, o que torna os processos muito mais eficientes. A administração eletrônica elimina os problemas de impressão, correspondência, arquivamento e entrega de documentos em papel.
Os consumidores se beneficiam da administração eletrônica, pois influencia a maneira como compram, compram e vendem mercadorias ou acessam registros. Cidadãos particulares podem obter apoio de agências governamentais e organizações financeiras via Internet através de processos eletrônicos, em vez de serem obrigados a viajar para prédios de escritórios. Os cidadãos podem pagar impostos, obter cartões de identificação substitutos e fazer alterações de endereço eletronicamente por telefone ou computador. Os consumidores podem procurar necessidades e solicitar informações ou fazer compras da mesma maneira.
Em algumas indústrias, a administração eletrônica é um requisito. Como parte da Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) de 1996, o Congresso dos Estados Unidos exigiu que todas as unidades de saúde armazenassem os registros dos pacientes em um sistema eletrônico seguro. Isso abriu caminho para outras indústrias seguirem o exemplo no desenvolvimento de políticas semelhantes. Isso mudou a maneira como muitas empresas lidam com registros e provavelmente se tornará um requisito para todas as organizações no futuro.
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