Uma contagem de inventário é um processo que envolve fazer uma contagem física de cada item encontrado em um inventário específico. As contagens são comumente empregadas com todos os tipos de inventário em qualquer tipo de ambiente de negócios. O objetivo da contagem de inventário é garantir que todos os registros de inventário sejam precisos. Se a contagem física e os registros não concordarem, devem ser utilizados procedimentos que estejam de acordo com as políticas da empresa e com quaisquer leis ou regulamentos aplicáveis para conciliar essas diferenças.
Uma das formas mais usadas de contagem de inventário é conhecida como contagem de ciclo. Empresas de manufatura, como corporações têxteis ou produtores de eletrônicos, geralmente possuem grandes estoques de matérias-primas, produtos acabados e peças e suprimentos que são mantidos à mão para manter as máquinas de produção operacionais. Com cada um desses inventários, a abordagem de contagem de ciclos permite que uma parte do inventário seja fisicamente contada durante cada mês ou trimestre do ano. Isso permite que o inventário físico seja reconciliado de forma incremental ao longo do ano e ajuda a minimizar o processo de reconciliação quando a contagem anual completa do inventário físico é realizada.
Em muitas empresas de produção, as peças e suprimentos da máquina são mantidos no local e são classificados no que é conhecido como código de material. Os códigos geralmente são estruturados para se relacionarem com um departamento específico dentro da instalação de produção e com o tipo de maquinário que utiliza esses componentes ou suprimentos. Uma parte final do código para cada componente normalmente se refere ao número de peça atribuído pelo fabricante da peça. Ao realizar uma contagem de ciclo, um número específico de códigos de material é selecionado e cada item é contado fisicamente. Quando a contagem física é mais ou menos que a contagem refletida na lista de inventário, é feita uma anotação e a lista é eventualmente reconciliada com a contagem real, depois que a documentação apropriada foi arquivada para explicar a discrepância.
A realização de uma contagem de inventário é essencial por dois motivos principais. Primeiro, a contagem evita situações nas quais uma ou mais máquinas exigem peças de reposição e essas peças não estão presentes no inventário físico. Como resultado, o processo de produção é adiado por períodos mais curtos e os níveis de produção podem ser atendidos com maior facilidade. Ao mesmo tempo, manter uma contagem precisa minimiza as chances de acumular um estoque maior que o necessário e gerar uma carga tributária maior a partir desse estoque maior.
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