Compras eletrônicas são o processo de compra de materiais pela Internet. A definição real de compras eletrônicas é o uso de sistemas de computadores eletrônicos para gerenciar todo o processo de compras, desde a compra até o pagamento. O oposto de compras eletrônicas é o comércio eletrônico. No comércio eletrônico ou no comércio eletrônico, a empresa hospeda um site e uma infraestrutura para permitir que os clientes comprem materiais on-line. Um processo de compras eletrônicas é o uso do site de comércio eletrônico de outra empresa.
Para configurar a compra eletrônica, há três itens que precisam ser resolvidos: processo de negócios, integração com o sistema contábil e suporte. O principal motivo para implementar esse tipo de suprimento é a economia de custos para a organização de compras. A maior eficiência reduz o tempo da equipe e o nível de esforço necessário para atualizar o sistema de compras manualmente, além de gerenciar o processo de contas a pagar.
Existem dois processos de negócios usados: centralizado e descentralizado. Em um modelo centralizado, os usuários selecionam suas mercadorias em uma ferramenta de compras online ou inserem os detalhes de sua solicitação de compra preenchendo um formulário online. Essas solicitações são direcionadas à equipe de compras central, que as revisa, adiciona contas internas, seleciona o fornecedor e envia o pedido de compra. A principal função da equipe de compras é garantir que o fornecedor apropriado seja selecionado e agrupar pedidos semelhantes.
Em um modelo descentralizado, cada indivíduo ou departamento pode usar a ferramenta on-line para criar pedidos de bens ou serviços necessários. Esses pedidos são enviados diretamente ao fornecedor. Não há interação com o departamento de compras internas.
A grande maioria das empresas com recursos para oferecer suporte a compras eletrônicas é grande o suficiente para ter um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou sistema de contabilidade integrado. Esses tipos de sistemas incorporam todas as funções administrativas dos negócios, permitindo maior flexibilidade e delegação de responsabilidades. O módulo de compras normalmente é integrado ao sistema contábil, permitindo que os pedidos e pagamentos de faturas sejam processados por meio de qualquer módulo.
A compra eletrônica requer uma equipe de suporte tanto internamente quanto no nível do fornecedor. Algumas empresas criam um departamento de atendimento ao cliente dedicado ao treinamento, documentação e suporte ao sistema eletrônico. Outros integram todas as funções administrativas em um único grupo de suporte.
Prevê-se que as compras eletrônicas experimentem um crescimento constante nos próximos cinco a 10 anos, à medida que as empresas buscam reduzir ineficiências, aumentar o uso da tecnologia e aprimorar os processos de negócios. Há uma variedade de empresas de software especializadas neste campo. Além disso, muitas empresas de software de contabilidade estão adicionando essa função à sua oferta padrão para atender à demanda dos clientes.
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