O conceito principal de compras estratégicas é que, por meio de iniciativas avançadas de planejamento, programação e compras em grupo, uma empresa pode obter uma economia significativa de custos. Além da economia em dólares, haverá economias adicionais geradas por uma operação comercial mais eficiente e, portanto, maior lucratividade. A implementação de compras estratégicas em uma empresa requer foco em três conceitos de compras: compra em grupo, serviços de compras centralizados e uso de sistemas de gerenciamento de dados de compras.
Os conceitos em compras estratégicas requerem comunicação e cooperação entre a unidade de negócios e os serviços financeiros e que as compras sejam implementadas de maneira eficaz. Mesmo um conceito simples, como o incentivo à compra planejada, pode causar problemas operacionais importantes, se não discutido com a unidade de negócios. Por exemplo, uma padaria pode solicitar produtos secos a cada semana, com base nas ordens de serviço planejadas para esse período. Se o departamento de compras decidir que é mais econômico solicitar esses materiais uma vez a cada duas semanas, a padaria terá dificuldades com o armazenamento, acesso e prevenção de perdas.
A compra em grupo é o processo de combinar os requisitos totais de recursos para diferentes departamentos da empresa e emitir um pedido permanente. Esse pedido único é para uma quantidade maior que vários pedidos menores. Portanto, custos por unidade mais baixos podem ser negociados com o fornecedor. Se os departamentos estiverem fisicamente localizados em uma variedade de edifícios, o contrato poderá estipular as janelas de entrega e resolver a questão dos custos de entrega. Essa prática é bastante comum em grandes empresas, como parte de um plano de negócios de compras estratégicas integradas.
As despesas administrativas são o custo para a organização de todo o ciclo de pagamento da aquisição. Isso inclui os salários e custos de suporte da equipe de compras, processamento de faturas, verificação de produção e resolução de consultas de fornecedores. Um processo organizado e gerenciado elimina uma quantidade significativa desses custos, pois são incorridos apenas uma vez para cada mercadoria. A equipe de compras centralizada pode fornecer um nível maior de suporte às unidades de negócios e garantir que as políticas sejam seguidas.
Os sistemas de gerenciamento de compras ou aquisições geralmente são fornecidos como parte de um grande software de contabilidade ou soluções de planejamento de recursos empresariais. Este módulo é usado para criar requisições de compra e pedidos e suas faturas e processar entradas de mercadorias. Além disso, as ferramentas de análise e relatório incorporadas a esse tipo de sistema permitem que o departamento de compras gerencie o processo de negócios, determine os custos gerais para a instituição e identifique possíveis oportunidades de economia. Os relatórios também podem ser usados para garantir a conformidade com as políticas e como evidência em resposta a qualquer contestação legal.
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