O processamento de faturas é uma série de procedimentos para lidar com faturas para garantir que sejam pagas em tempo hábil. As empresas individuais geralmente têm seus próprios sistemas de processamento, envolvendo membros da equipe de contabilidade, bem como supervisores e outras pessoas. Está disponível um software para auxiliar no processamento de faturas para agilizar o processo, facilitar a localização de registros e fornecer acesso rápido às faturas pendentes atuais.
O processo começa com a entrega de uma fatura por fax, email, correio ou outro sistema. Um membro da equipe de contabilidade precisa abrir e revisar a fatura para decidir como proceder. Pode ter um número de pedido de compra, indicando que a pessoa responsável por esse pedido de compra deve verificá-lo. Isso pode envolver a verificação da fatura em relação aos itens reais recebidos e a verificação de que uma pessoa aprovou a compra em primeiro lugar. Se nenhum número de pedido de compra estiver presente, o contador deve examinar o documento para determinar que tipo de produto ou serviço está sendo discutido.
Nos sistemas de processamento eletrônico de faturas, as pessoas podem registrar os dados da fatura, incluindo o fornecedor de origem, detalhes, data de vencimento, etc., criando uma entrada rastreável no banco de dados. Os supervisores de contabilidade podem solicitar listas de faturas pendentes classificadas por data de vencimento e outros parâmetros. Depois que um contador aprova o pagamento, os fundos podem ser despachados por cheque, transferência eletrônica de fundos e outros métodos, usando as informações do fornecedor arquivadas. Se um fornecedor for novo, o departamento de contabilidade pode precisar entrar em contato para coletar informações se os dados de cobrança não estiverem completos.
As empresas registram seus pagamentos por cheque ou número de confirmação, dependendo de como eles enviam fundos, para criar um registro mostrando quando e como eles fizeram um pagamento. Depois que o dinheiro é enviado, o departamento de contabilidade pode observar que a fatura é paga e movê-la para fora da coluna de contas a pagar em seus livros. Se surgir uma disputa sobre pagamentos, esses registros estarão disponíveis para revisão para descobrir onde um pagamento se perdeu e como resolver o problema.
O número de etapas envolvidas no processamento da fatura pode variar, dependendo da empresa e dos sistemas que ela usa. O sistema de segurança é incorporado para evitar problemas como pagamentos duplos, pagamento de compras não autorizadas ou falha no pagamento de uma fatura dentro dos termos estipulados. Em uma pequena empresa, uma única pessoa pode ser responsável por esses pagamentos, enquanto empresas maiores podem ter um departamento de contas a pagar inteiro responsável por lidar com todo o processamento de faturas, para cada fornecedor, de fornecedores de serviços públicos a subcontratados que uma empresa usa em projetos específicos.
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