O processamento de faturas ? uma s?rie de procedimentos para lidar com faturas para garantir que sejam pagas em tempo h?bil. As empresas individuais geralmente t?m seus pr?prios sistemas de processamento, envolvendo membros da equipe de contabilidade, bem como supervisores e outras pessoas. Est? dispon?vel um software para auxiliar no processamento de faturas para agilizar o processo, facilitar a localiza??o de registros e fornecer acesso r?pido ?s faturas pendentes atuais.
O processo come?a com a entrega de uma fatura por fax, email, correio ou outro sistema. Um membro da equipe de contabilidade precisa abrir e revisar a fatura para decidir como proceder. Pode ter um n?mero de pedido de compra, indicando que a pessoa respons?vel por esse pedido de compra deve verific?-lo. Isso pode envolver a verifica??o da fatura em rela??o aos itens reais recebidos e a verifica??o de que uma pessoa aprovou a compra em primeiro lugar. Se nenhum n?mero de pedido de compra estiver presente, o contador deve examinar o documento para determinar que tipo de produto ou servi?o est? sendo discutido.
Nos sistemas de processamento eletr?nico de faturas, as pessoas podem registrar os dados da fatura, incluindo o fornecedor de origem, detalhes, data de vencimento, etc., criando uma entrada rastre?vel no banco de dados. Os supervisores de contabilidade podem solicitar listas de faturas pendentes classificadas por data de vencimento e outros par?metros. Depois que um contador aprova o pagamento, os fundos podem ser despachados por cheque, transfer?ncia eletr?nica de fundos e outros m?todos, usando as informa??es do fornecedor arquivadas. Se um fornecedor for novo, o departamento de contabilidade pode precisar entrar em contato para coletar informa??es se os dados de cobran?a n?o estiverem completos.
As empresas registram seus pagamentos por cheque ou n?mero de confirma??o, dependendo de como eles enviam fundos, para criar um registro mostrando quando e como eles fizeram um pagamento. Depois que o dinheiro ? enviado, o departamento de contabilidade pode observar que a fatura ? paga e mov?-la para fora da coluna de contas a pagar em seus livros. Se surgir uma disputa sobre pagamentos, esses registros estar?o dispon?veis para revis?o para descobrir onde um pagamento se perdeu e como resolver o problema.
O n?mero de etapas envolvidas no processamento da fatura pode variar, dependendo da empresa e dos sistemas que ela usa. O sistema de seguran?a ? incorporado para evitar problemas como pagamentos duplos, pagamento de compras n?o autorizadas ou falha no pagamento de uma fatura dentro dos termos estipulados. Em uma pequena empresa, uma ?nica pessoa pode ser respons?vel por esses pagamentos, enquanto empresas maiores podem ter um departamento de contas a pagar inteiro respons?vel por lidar com todo o processamento de faturas, para cada fornecedor, de fornecedores de servi?os p?blicos a subcontratados que uma empresa usa em projetos espec?ficos.
Inteligente de ativos.