Um aviso de remessa é um documento que às vezes é emitido como cortesia a um vendedor ou fornecedor. O texto do documento geralmente confirma a entrega de mercadorias ou serviços solicitados pelo cliente, afirma que os produtos são satisfatórios e indica que o pagamento do pedido está sendo preparado e será remetido em uma determinada data. Em alguns casos, o aviso acompanha o pagamento e uma cópia da fatura do pedido. Embora não seja considerado necessário ou obrigatório na maioria dos ambientes de negócios, o aviso de remessa continua sendo um grampo da etiqueta empresarial em muitas nações, com a tecnologia agora tornando possível encaminhar versões eletrônicas para fornecedores junto com o método mais tradicional de preparar e publicar um documento em papel .
O formato exato de um aviso de remessa pode ser muito simples ou extremamente complexo. Os exemplos mais simplistas podem conter informações mínimas como o número do pedido, a data em que o pedido foi recebido, o valor devido e a data em que o pagamento será encaminhado ao fornecedor. Exemplos mais complexos podem incluir uma lista detalhada de cada item incluído no pedido, incluindo unidade e preço estendido para cada um desses itens, um total geral, o número do cheque para o pagamento e a data em que o cheque será enviado. Nos casos em que o pagamento é remetido eletronicamente, o aviso de remessa pode documentar um pagamento concluído recentemente ou aconselhar o fornecedor a esperar o recebimento do pagamento eletrônico em uma determinada data.
No passado, o objetivo do aviso de remessa não era apenas fornecer a confirmação do recebimento de um pedido e notificação de um pagamento pendente, mas também como um meio de estender a cortesia a um parceiro de negócios valioso. Embora não seja obrigatório, a emissão de documentos desse tipo tornava mais fácil para os proprietários de empresas prever quando os pagamentos seriam feitos, o que, por sua vez, ajudava os fornecedores no processo de agendamento de pagamentos a seus credores. Para proprietários de empresas que usavam firmas de contabilidade externas para administrar suas contas a pagar e a receber, não era incomum que o aviso de remessa fosse enviado diretamente à empresa enquanto o pagamento era remetido para um endereço de remessa separado.
Hoje, o aviso de remessa tem o mesmo propósito básico e pode servir como uma verificação cruzada quando os pagamentos eletrônicos estão programados para entrega em uma determinada data. Neste aplicativo, um cliente pode agendar um pagamento eletrônico a ser depositado em dois a três dias úteis diretamente na conta bancária do fornecedor. Uma vez agendado o pagamento, o cliente avisa o fornecedor por e-mail que o pagamento está agendado e deve chegar em uma determinada data. Os detalhes geralmente incluem o número da fatura associada ao pagamento, o valor do pagamento e, possivelmente, um número de transação que pode ser usado para rastrear o pagamento caso ele não seja lançado no dia designado.