Também conhecida como carta de remessa ou carta de trânsito, uma carta de remessa é um documento que acompanha um pagamento. O objetivo da carta é referenciar o motivo do pagamento ou remessa, bem como fornecer outras informações que auxiliarão o credor a registrar o recebimento do pagamento de forma adequada. Embora o conteúdo exato da carta varie dependendo da natureza do acordo comercial e dos costumes locais, existem alguns detalhes básicos que são considerados essenciais para uma carta de trânsito bem escrita.
Praticamente qualquer tipo de carta de remessa incluirá três informações básicas. A carta identificará o remetente, geralmente incluindo o nome e o endereço de correspondência do devedor. Junto com as informações de contato do remetente, o nome e o endereço do credor também são mencionados. Por fim, o valor do pagamento anexo também está incluído no corpo da carta.
Outros tipos de informações também podem ser incluídos no texto da carta de remessa. Em muitas áreas, incluir o número da conta do devedor é considerado adequado, juntamente com uma referência a qualquer número da fatura ao qual o pagamento deve ser aplicado. Também pode haver uma referência aos bens ou serviços que foram adquiridos pelo cliente ou uma anotação da data de vencimento da fatura.
O formato geral de uma carta de remessa é breve e direto ao ponto. Freqüentemente, a carta começa com a data da correspondência, seguida do nome e endereço de correspondência do destinatário. Usando uma simples saudação, o remetente detalha em um ou dois parágrafos o motivo do pagamento e quaisquer dados que ajudem o destinatário a aplicar o pagamento corretamente. Segue-se um fechamento padrão, acompanhado da assinatura do remetente. Se o endereço de correspondência do remetente estiver incluído na carta, ele normalmente aparecerá após a assinatura, no final do documento.
Embora uma carta de remessa ainda seja frequentemente usada em situações comerciais formais, como quando um banco envia um cheque para outro banco, essa forma de correspondência foi amplamente substituída pelo que é conhecido como boleto de remessa. O boleto é simplesmente uma seção perfurada de uma fatura que pode ser destacada e devolvida com o pagamento. Dados como números de contas e datas de vencimento são pré-impressos no recibo, tornando desnecessário que o remetente faça referência a essas informações. Normalmente, há espaço no recibo para que o remetente escreva informações como o número do cheque ou a data do pagamento