A contabilidade automatizada é uma abordagem para manter registros contábeis atualizados com o auxílio de um software de contabilidade. O software de negócios desse tipo é frequentemente configurado para permitir o lançamento cruzado fácil de contas a receber e contas a pagar, eliminando a necessidade de inserir vários lançamentos para manter os registros contábeis em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos. Muitos dos sistemas de contabilidade automatizados mais populares podem ser adaptados para atender às necessidades da empresa que adquire o software, tornando possível criar relatórios personalizados, bem como fazer uso dos formatos de relatório padrão incluídos no pacote de software.
O processo de contabilidade automatizada pode economizar muito tempo ao postar créditos e débitos. Em vez de ter que fazer entradas em livros diferentes, como é comum com métodos mais tradicionais, a maioria dos pacotes de software de contabilidade são estruturados para permitir a entrada manual da transação em um campo em uma página. A partir daí, o software relaciona automaticamente a transação a todos os outros registros relevantes dentro do pacote de software. Assim que a transação for inserida, os dados serão incluídos em qualquer relatório gerado que seja estruturado para cobrir a data dessa entrada.
Além de simplificar o processo de inserção manual de dados em um sistema de contabilidade automatizado, muitos pacotes de software de contabilidade podem ser vinculados a cartões de crédito e contas bancárias. Usando a interface integrada no software, os pagamentos podem ser remetidos aos fornecedores e aplicados automaticamente à conta do fornecedor e ao número da fatura apropriados nos registros contábeis. Ao mesmo tempo, os clientes podem enviar um pagamento online por meio de links que o sistema inclui com quaisquer notas fiscais eletrônicas distribuídas a esses clientes. Ao usar o link para enviar o pagamento, o software recebe automaticamente o pagamento, lança-o na conta do cliente e no número da fatura corretos e, em seguida, encaminha o pagamento para a conta bancária especificada pelo usuário final.
Hoje, a contabilidade automatizada é considerada um componente básico da maioria das estratégias de planejamento de recursos empresariais ou ERP. Os recursos seguros e a economia de tempo podem aumentar muito a eficiência da equipe de contabilidade. Além disso, o software de contabilidade inclui recursos que permitem a geração e distribuição de notas fiscais eletrônicas aos clientes é uma ferramenta extremamente eficiente. O uso desses recursos permite receber pagamentos em um curto período de tempo, seja porque o cliente pode aprovar o pagamento e enviar um cheque em menos tempo, ou porque ele ou ela usa a opção de enviar um pagamento eletrônico. Em qualquer um dos cenários, a empresa se beneficia de um aumento de recebimentos sobre suas contas a receber em um curto espaço de tempo, dando ao negócio acesso a mais dinheiro em mãos para gerenciar a operação do dia-a-dia.
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