A contabilidade da folha de pagamento é um processo que ocorre em todas as empresas e se concentra na gestão financeira das informações da folha de pagamento de uma empresa. Os contadores registrarão as informações relacionadas aos salários, bônus e comissões dos funcionários; os contadores também registram e relatam os impostos relacionados a essas informações no razão geral. Os funcionários e gerentes da folha de pagamento são responsáveis por fornecer essas informações à contabilidade, juntamente com a manutenção da papelada necessária para cumprir os requisitos legais para mostrar registros de empregos precisos. A contabilidade da folha de pagamento geralmente é separada do escritório de contabilidade regular, pois as informações são altamente confidenciais e não podem ser vistas por vários funcionários.
Muitas vezes, as empresas têm um escritório de folha de pagamento que atende a todos os requisitos legais para a contratação de funcionários. As informações relacionadas a verificações de antecedentes, testes de drogas, contratos de trabalho, acordos de benefícios, concessões salariais e outras informações geralmente se enquadram em leis específicas de recursos humanos. Deixar de manter registros de empregos precisos pode resultar em multas pesadas ou outras penalidades pelo não cumprimento de leis e regulamentos. Algumas empresas podem usar contadores para auditar os processos de contabilidade da folha de pagamento no escritório de recursos humanos. Essa auditoria garante que nenhuma violação da legislação atual de recursos humanos esteja presente na empresa.
As entradas para registrar os valores da folha de pagamento são bastante simples. No ambiente tecnológico de hoje, muitas das entradas ocorrem em tempo real usando diretivas pré-programadas no pacote de software de contabilidade da empresa. Os contadores do departamento de contabilidade da folha de pagamento revisarão as entradas para garantir que nenhum erro tenha ocorrido durante o processamento automático. O lançamento básico debitará as despesas com a folha de pagamento dos salários e vencimentos de cada funcionário e creditará a folha de pagamento a pagar. A empresa pode ter contas separadas que definem grupos específicos da folha de pagamento. Depois de pago, o sistema debitará a folha de pagamento a pagar e creditará à vista. Essas entradas – em termos de débitos e créditos – também são iguais para as contas de imposto sobre a folha de pagamento.
A contabilidade da folha de pagamento geralmente exige que as empresas remetam os impostos sobre a folha de pagamento de forma programada à agência governamental apropriada. Os contadores precisarão preencher os formulários apropriados e emitir um cheque para a agência para esses impostos, geralmente em uma base trimestral. Agências governamentais maiores podem ter um sistema de depósito online para transferir esse dinheiro online conforme necessário. Os contadores precisarão reconciliar essas contas para garantir que todo o dinheiro colocado na conta vá para a agência apropriada. Saldos pendentes de débito ou crédito indicam um problema interno com o sistema de contabilidade da folha de pagamento. Os contadores, então, precisarão ajustar os números ou porcentagens de retenção na fonte para corrigir esse problema.
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