A contabilidade de caixa é um método específico de contabilidade usado nos balanços de algumas empresas. A contabilidade de caixa é freqüentemente considerada o método mais simples de contabilidade. É uma alternativa à contabilidade de exercício.
Normalmente, nos negócios, o trabalho é feito e / ou as mercadorias são vendidas antes do recebimento do pagamento. Por exemplo, um indivíduo pode fazer um contrato de trabalho, realizando um serviço. Ele geralmente não é pago antes de realizar o serviço, mas é pago em um cronograma definido, conforme determinado pelos termos do contrato de trabalho.
Em um sistema de contabilidade de caixa, o indivíduo ou empresa não registra a receita até que realmente receba o pagamento. Isso significa que se uma pessoa vende 100 peças, ou faz 10 horas de trabalho, o dinheiro que ela é devido pelas peças e o trabalho não é listado como receita no balanço patrimonial, nem é considerado lucro tributável para fins fiscais nessa fase. Em vez disso, o dinheiro é listado como uma conta a receber.
Quando o pagamento é realmente recebido, o dinheiro é contabilizado. Assim, a receita mensal, anual e trimestral é baseada apenas nos pagamentos reais que foram recebidos. Quando uma pessoa ou empresa arquiva imposto de renda, solicita um empréstimo ou realiza qualquer outra atividade que exija que ela prove sua renda, ela então relata apenas a renda que realmente ganhou.
Existem vários benefícios na contabilidade de caixa. Primeiro, pode ser mais simples porque os pagamentos pendentes não precisam ser calculados junto com os juros. Com a contabilidade de exercício, a principal alternativa, o dinheiro é contabilizado como receita auferida assim que é ganho. Isso torna mais difícil controlar quanto dinheiro tangível real a pessoa recebeu.
Além disso, com a contabilidade de exercício, o dinheiro é essencialmente contado antes de ser pago. Isso pode causar problemas se o pagamento integral não for feito. Se, por exemplo, um indivíduo usa um sistema de contabilidade de exercício para o trabalho que realiza e baseia seus pagamentos de imposto de renda no dinheiro que espera receber, seus cálculos de impostos podem ser prejudicados se um cliente não pagar a ele o dinheiro devido integralmente.
Além de as receitas só serem contabilizadas quando recebidas, as despesas também só são deduzidas quando pagas. Portanto, embora uma pessoa ou empresa possa saber que o aluguel está vencido ou que uma compra terá que ser feita, a despesa não é listada no balanço patrimonial até que o dinheiro realmente saia. Isso permite uma conta em tempo real de todos os ativos líquidos tangíveis. Devido à simplicidade da contabilidade de caixa, geralmente é o método preferido para pequenas empresas.