A contabilidade de gerenciamento de estoque é um processo de negócios interno que as empresas usam para garantir o controle adequado do estoque. Esse processo geralmente faz parte do departamento de contabilidade e envolve o uso pesado do pacote de software de contabilidade automatizado da empresa. As reconciliações são uma grande parte da contabilidade de gerenciamento de inventário, pois os contadores precisarão revisar as informações armazenadas no programa de software e compará-las com o inventário real no armazém da empresa. Algumas opções diferentes estão disponíveis para empresas que precisam instituir um processo de contabilidade gerencial para inventário.
Uma das primeiras questões que uma empresa precisa decidir para seu processo de contabilidade de gerenciamento de estoque é operar um sistema de estoque permanente ou periódico. Um sistema perpétuo atualizará as contas de estoque sempre que a empresa comprar, vender ou ajustar itens de estoque no programa de software contábil. Esse sistema também garante que a empresa tenha um registro preciso do estoque em termos de dólares em geral. Menos reconciliação é necessária durante o processo permanente de estoque, pois o sistema mantém um controle constante do estoque.
Os sistemas de inventário periódicos são menos intensos que os sistemas perpétuos. No entanto, o sistema é menos preciso e requer um inventário completo a cada poucas semanas ou meses. Os contadores precisarão criar um registro de inventário a partir de seu pacote de software e compará-lo com o inventário real. Geralmente, são necessários grandes ajustes para corrigir grandes diferenças entre os dois valores de estoque.
Outra parte importante da contabilidade de gerenciamento de estoque é selecionar um sistema de avaliação de estoque. Os métodos comuns de avaliação de estoque contábil incluem FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair), LIFO (último a entrar, primeiro a sair) e média ponderada. Muitas empresas usam o método FIFO, pois é simples e resulta em estoque antigo vendido primeiro, reduzindo a chance de baixas para estoque obsoleto. A avaliação de estoque LIFO vende primeiro o estoque mais novo; isso geralmente resulta em maior custo dos produtos vendidos e menor lucro líquido. Portanto, o LIFO resultará em menor responsabilidade tributária para a empresa no final do ano.
Os controles internos são outra parte da contabilidade de gerenciamento de estoque. Esses controles limitam o número de funcionários que podem acessar informações do inventário ou concluir ajustes ou outras atividades contábeis relacionadas ao inventário. Por exemplo, os controles restringem o acesso ao sistema, criam trilhas de auditoria para que os gerentes possam ver qual funcionário trabalhou em projetos de inventário, bloqueando o inventário físico em locais seguros e usando auditorias periódicas para fornecer uma opinião de terceiros sobre o processo de inventário da empresa. Outros controles podem ser necessários, dependendo dos procedimentos operacionais da empresa e do setor, como manufatura ou varejo.
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