Toda organização tem artigos de associação, percebendo ou não. Elas são simplesmente as regras internas básicas de operação para uma empresa ou organização sem fins lucrativos que governam quais tarefas precisam ser executadas, quais posições são necessárias para executar as funções necessárias e como os processos implementados devem ser executados.
Muitas vezes, os estatutos tratam de questões operacionais, como a convocação de assembléias gerais e o processo de nomeação e seleção de diretores e gerentes na estrutura organizacional. Essas regras também abordam como a empresa emitirá ações, pagará dividendos aos investidores e como e quando serão realizadas auditorias nos registros financeiros.
Um dos pontos fortes dos estatutos é que o foco está no conteúdo, e não na forma. Eles podem incluir organogramas, procedimentos de escalação para lidar com o processo de contratação de executivos de nível superior, organogramas mostrando o processo ordenado de fornecimento de bens e serviços e um fluxograma simples para procedimentos contábeis básicos, como contas a pagar e receber. Normalmente, existe uma grande flexibilidade na maneira como as informações contidas nessas regras podem ser estruturadas. No entanto, é importante lembrar que, para registrar a empresa para fazer negócios em um ou mais países, é necessário que existam artigos formais de associação, e eles devem abordar pelo menos os problemas mínimos exigidos pelas leis vigentes do país. .
Uma das maneiras mais fáceis de preparar artigos de associação é simplesmente pensar em termos das operações diárias da empresa, definir o que deve acontecer e quais posições são responsáveis por manter o processo em andamento. Usando essas informações como base, é fácil pensar em termos de qual processo precisa ser implementado para fornecer comunicação adequada aos investidores da empresa e como substituir executivos e gerentes de alto nível no caso de ocorrer uma mudança requeridos. O que normalmente surgirá é um documento que é um pouco detalhado, mas também uma apresentação de senso comum do objetivo comercial da empresa.
As organizações sem fins lucrativos também podem se beneficiar da preparação de artigos de associação. Muitos países ao redor do mundo exigem que entidades sem fins lucrativos forneçam esses artigos antes de se registrarem para operação no país. Isso é verdade mesmo no caso de não ter fins lucrativos, como organizações religiosas. Na prática real, a preparação de tais diretrizes simplesmente faz sentido, pois os documentos ajudam a garantir o funcionamento eficiente das organizações sem fins lucrativos, facilitando a organização a realizar mais com os recursos disponíveis.
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