O Electronic Data Interchange (EDI) é o processo de usar computadores para trocar documentos comerciais entre empresas. Anteriormente, aparelhos de fax ou correio tradicional eram usados para trocar documentos. Correspondência e fax ainda são usados nos negócios, mas o EDI é uma maneira muito mais rápida de fazer a mesma coisa.
O EDI é usado por um grande número de empresas. Mais de 100.000 empresas substituíram os métodos mais tradicionais pelo EDI. Este novo sistema tem vários benefícios; o custo é um deles. A troca de computadores com computadores é muito mais barata que os métodos tradicionais de troca de documentos. O processamento de um pedido em papel pode custar até US $ 70 (USD), enquanto o EDI custa 1 USD ou menos.
Como um computador processa os documentos em EDI, também há menos chances de erro humano. A velocidade é outro benefício. Um pedido de compra em papel pode levar de dez dias a duas semanas, desde o momento em que o comprador solicita até o momento em que o remetente o envia. Agora, o mesmo pedido pode ser processado em menos de um dia.
Esses tempos de transação mais rápidos ajudam a manter níveis de estoque eficientes. Eles também contribuem para uma melhor utilização do espaço do armazém e menos problemas de falta de estoque. Por sua vez, isso leva a uma redução nos custos de frete, pois não há necessidade de sobretaxas de entrega urgentes de última hora.
Existem algumas desvantagens no processo. O EDI só funciona se todos os negócios com os quais a empresa estiver lidando estiverem usando o mesmo método. Se a mudança não tiver sido feita em algumas empresas, outras empresas que lidam com elas podem precisar usar o EDI, bem como os métodos mais tradicionais. Isso pode ser caro e demorado. Pode envolver um membro da equipe mantendo o processo de correspondência, enquanto outro trabalhador envia documentos eletronicamente.
O processo de utilização do EDI para compras é muito simples. Depois que um pedido de compra é escrito, o documento é traduzido para um formato específico e enviado ao fornecedor pela Internet. Deve-se garantir que o documento usado por ambas as partes esteja exatamente no mesmo formato.
A segurança é uma questão importante para empresas que usam EDI. A segurança dos dados é controlada durante todo o processo usando senhas, criptografia e identificação do usuário. O EDI possui um software que verifica e edita os documentos para precisão.
Basicamente, tudo o que é necessário para executar esse método de troca de documentos é um computador e acesso à Internet. Existem muitas empresas que fornecem pacotes de aplicativos de software EDI sem complicações. Eles possuem seu próprio software de criptografia e o processo de instalação pode ser concluído em alguns minutos. A partir de um pequeno desembolso inicial, as empresas podem usar o EDI para melhorar a eficiência, economizando tempo, dinheiro e trabalho.
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