A entrada de dados offline é o processo de inserir informações em uma lista, planilha, banco de dados ou programa de processamento de texto sem a necessidade de uma conexão com a Internet. Enquanto a grande maioria das empresas realiza negócios on-line, existem vários campos que ainda utilizam essa forma de processamento de informações. Escritórios de advocacia, instituições médicas, empresas financeiras e empresários individuais geralmente lidam com dados confidenciais de clientes. Sem estar conectado à Internet, esse tipo de entrada de dados dá um passo extra para garantir que as informações privadas sejam mantidas o mais classificadas possível. É também uma maneira de as empresas manterem baixos custos operacionais, contornando a necessidade de bancos de dados e formulários da web caros.
Um funcionário de entrada de dados que trabalha offline pode realizar negócios no escritório da empresa ou em casa. A entrada de dados domésticos tem crescido em popularidade, à medida que mais e mais pessoas descobrem a facilidade e a flexibilidade que acompanham o trabalho em casa. Muitas empresas utilizam o trabalho em casa como uma maneira de lidar com grandes trabalhos sem gastar muito dinheiro extra. Normalmente, os funcionários de entrada de dados baseados em casa são contratados como contratados independentes, economizando dinheiro dos empregadores em impostos e benefícios. Também existem empresas terceirizadas que lidam com trabalhos de terceirização de entrada de dados e conectam trabalhadores com oportunidades de emprego disponíveis, mas essas empresas normalmente cobram uma taxa por seus serviços e nem todas são legítimas; é melhor consultar o Better Business Bureau para ter uma idéia da autenticidade de uma empresa terceirizada.
Existem vários tipos diferentes de entrada de dados offline. Uma tarefa comum nesse campo é a inserção de dados brutos em formulários, listas e aplicativos especializados, como inserir endereços em etiquetas de endereçamento em massa. A maior parte da entrada do banco de dados offline consiste em transferir dados não atualmente online e gravá-los em um novo depósito, na forma de um formulário predeterminado, banco de dados ou programa de processamento de texto. Esse processo pode ser utilizado para vários fins, incluindo marketing, vendas, folha de pagamento, contabilidade e retenção de clientes.
Aqueles que procuram trabalho como balconista de entrada de dados offline devem ser versados nos procedimentos padrão do escritório. Uma velocidade de digitação rápida, familiaridade com computadores e novos tipos de tecnologia e conhecimento de técnicas de conversão de dados são habilidades extremamente desejáveis. Um alto nível de precisão é essencial para quem trabalha neste campo. Embora uma conexão ativa com a Internet não seja necessária para trabalhos de entrada de dados offline, algumas posições podem exigir acesso a determinados aplicativos, scanners ou informações armazenadas em CDs ou DVDs.