O termo gerenciamento de contratos é normalmente usado nos departamentos de compras ou compras. Como parte das responsabilidades do departamento de compras, o gerente negocia, aceita e assina contratos com fornecedores de bens e serviços para a organização. O gerenciamento de contratos é o processo de garantir que o fornecedor cumpra os termos do contrato negociado. Embora o papel da aquisição no processo de negociação seja uma parte essencial de um processo de gerenciamento de custos, o gerenciamento de contratos é onde as economias reais são alcançadas ou perdidas.
Práticas eficazes de gerenciamento de contratos resultam em custos operacionais mais baixos, serviços eficientes e uma posição de negociação mais forte durante a próxima rodada de negociações. O gerenciamento de contratos inclui garantir a conformidade do contrato, atuando como o contato principal para questões relacionadas a serviços e resolução de disputas, além de gerenciar quaisquer pagamentos ou cláusulas negociados no contrato. Em geral, o gerenciamento de contratos pode ser dividido em três áreas principais: limites, descontos e cláusulas de desempenho.
Limite é um termo usado para definir metas específicas de gastos em dólares, transações ou unidades compradas. Esses limites geralmente estão vinculados a descontos em dólares no preço de compra e geralmente são baseados no número de pedidos recebidos dentro de um período de tempo específico. Como parte do processo de negociação, os limites são frequentemente usados para exigir descontos ainda mais profundos do que o fornecedor normalmente forneceria. À medida que o volume aumenta, o fornecedor tem a motivação e a capacidade de reduzir o preço, à medida que seus custos diminuem.
Os descontos são usados como recompensa ou incentivo ao fornecedor para atingir metas específicas. Por exemplo, uma padaria pode negociar a compra de uma quantidade específica de farinha por um período determinado. Quaisquer solicitações adicionais não programadas concluídas dentro de um período de tempo específico são elegíveis para um reembolso ao fornecedor. A fatura é do valor padrão, mas o reembolso é calculado e pago de volta ao fornecedor como recompensa por atender a uma necessidade imediata. Essa flexibilidade geralmente é encontrada em ambientes sensíveis ao tempo, onde o contrato é para um cronograma de entrega padrão, mas é necessária flexibilidade adicional para atender aos requisitos de negócios.
As cláusulas de desempenho são baseadas em itens mensuráveis que são críticos para a operação do negócio. As cláusulas comuns são baseadas na entrega dentro de um período de tempo específico, no faturamento dentro de um período definido, no cumprimento das datas de entrega de referência e na porcentagem de conclusão dos projetos de construção. O objetivo de uma cláusula de desempenho é estabelecer um método de medição aceito entre o fornecedor e o cliente. Essas cláusulas geralmente estão vinculadas a multas ou recompensas, dependendo do setor.
O gerenciamento eficaz de contratos envolve rastreamento diário de atividades, gerenciamento de desempenho e acompanhamento com o fornecedor. Somente através de um processo ativo de gerenciamento de contratos, a empresa pode reivindicar quaisquer benefícios incluídos no contrato. Esses benefícios podem incluir cláusulas de liberação antecipada, reduções adicionais de pagamento e outras multas.