As empresas usam o termo “inventário contábil” para descrever a quantidade de estoque que deve estar disponível, de acordo com os registros contábeis da empresa. Discrepâncias entre o inventário contábil e o inventário real devem ser contabilizadas e abordadas. O gerenciamento de estoque é um grande problema para muitas grandes empresas e lojas, pois pode ser difícil rastrear e controlar grandes estoques. Para as lojas de varejo, o gerenciamento de estoques pode ser extremamente desafiador, graças aos clientes de dedos claros.
As quantidades no inventário contábil são obtidas com a assistência de registros contábeis, que mostram quando o estoque foi comprado e vendido. Em uma loja de varejo, esses registros contábeis incluem remessas recebidas de suprimentos e vendas diárias por meio do registro. Em armazéns e atacadistas, o estoque de livros às vezes pode ser mais fácil de controlar, pois a área de estoque é fechada ao público, e o estoque tende a sair em grandes lotes, em vez de pequenas compras individuais.
Uma variedade de programas de software foi projetada para ajudar as empresas a rastrear seu inventário de livros. Para os varejistas, esses programas geralmente fazem interface com sistemas de ponto de venda para registros, programas de check-in de estoque para remessas e outros programas de gerenciamento de negócios. Todo item que entra em uma empresa é verificado no programa de computador e, quando um item sai da empresa, é devolvido novamente. Um programa de software centralizado permite que as lojas verifiquem instantaneamente seus suprimentos disponíveis.
Conhecer a quantidade exata de material disponível é importante por várias razões. O inventário de livros é usado para calcular o valor de uma empresa, por exemplo. Também é usado para determinar quando as coisas devem ser reordenadas e em que quantidade. Os funcionários confiam no inventário de livros para dizer se algo está em estoque ou não, para que possam fornecê-lo aos clientes ou solicitá-lo para que ele fique disponível. Os contadores geralmente também gostam de ter relatórios de inventário precisos, pois usam números de inventário e vendas em seus relatórios financeiros.
Muitas empresas possuem sistemas para conciliar inventário contábil e inventário real. Algumas lojas de varejo passam alguns dias por ano contando manualmente no estoque, por exemplo. Sistemas mais sofisticados, como etiquetas RFID, também podem ser usados para rastrear o movimento do estoque, especialmente em grandes armazéns e centros de expedição. Os funcionários também são incentivados a relatar discrepâncias se notarem.
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