O estoque permanente é um método de manutenção de registros de estoque que depende da atualização desses registros em tempo real. Como resultado, as informações estão sempre atualizadas, fornecendo um reflexo preciso das mercadorias atualmente disponíveis. Isso contrasta com outros sistemas que dependem da contagem periódica do estoque para determinar a quantidade total de mercadorias no estoque. O método de estoque permanente é extremamente popular em ambientes de varejo, onde informações em tempo real sobre o status do estoque são valiosas para manter estoques adequados dos itens mais vendidos.
Em uma empresa que utiliza estoque permanente, sempre que as mercadorias são recebidas, elas são imediatamente inseridas no estoque. Um departamento de expedição e recebimento abre os itens recebidos, os digitaliza para o estoque e confirma que os pedidos são precisos. Se forem descobertas discrepâncias, como itens na fatura que não estão na caixa, elas serão notadas para que uma disputa possa ser registrada na empresa que atendeu ao pedido.
Quando as mercadorias são vendidas fora do estoque, elas são imediatamente deduzidas do registro do estoque para mostrar que não estão mais disponíveis. Muitos registros perpétuos de estoque são projetados para combinar com um sistema de ponto de venda. Isso permite que as contagens no registro do estoque sejam ajustadas automaticamente no momento da venda.
O advento dos sistemas de inventário computadorizados na década de 1970 fez do inventário perpétuo um método realista de rastreamento de inventário. Muitos sistemas geram estatísticas, permitindo que as pessoas vejam quanto tempo os itens permanecem no estoque, rastreiem itens que estão vendendo rapidamente e examinem outros dados que podem ser importantes para a tomada de decisões sobre pedidos. Também é possível configurar pedidos recorrentes ou acionadores automáticos, como um pedido que será enviado automaticamente quando o estoque de um item popular cair abaixo de um determinado valor.
Podem surgir discrepâncias entre os registros no inventário permanente e os itens reais na prateleira. O estoque pode ser perdido, roubado ou danificado, e os funcionários podem cometer erros ao digitalizar itens para o estoque ou vender itens. As empresas que usam esse método geralmente planejam reservar um dia de inventário a cada poucos anos para fechar a loja e percorrer todo o inventário para alinhá-lo aos registros. Empresas com altas taxas de perda devido a roubo podem executar um inventário manual com mais frequência para manter seus registros o mais atualizados possível. Os ajustes feitos no inventário também podem ser usados para gerar estatísticas; um programa pode mostrar, por exemplo, que um item é roubado com mais frequência do que vendido.
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