Um ciclo de vida de registros descreve cada fase de um documento, da criação à destruição. Ajuda empresas e agências a planejar o armazenamento, a proteção, a recuperação e a destruição de informações em diferentes estágios. Os sistemas de gerenciamento de ciclo de vida de registros geralmente controlam grandes quantidades de informações de maneira conveniente e segura.
O planejamento geralmente ocorre antes da implementação dos processos de gerenciamento do ciclo de vida dos registros. A incorporação de procedimentos nas rotinas diárias mantém os registros sob controle e segurança. Esse planejamento geralmente inclui técnicas de coleta, organização, manutenção e descarte ao longo do ciclo de vida dos registros.
A definição de registros inclui fotos, gráficos, mapas, filmes e fitas, tanto de áudio quanto visuais. Um registro equivale a qualquer coisa que possa ser reproduzida, geralmente com a ajuda de outro equipamento. Ele define dados de dentro de uma organização ou de fontes externas, e um registro pode ser considerado oficial ou não oficial. Os registros oficiais geralmente indicam informações com uma vida útil designada.
Os registros oficiais incluem documentos financeiros de um órgão público, juntamente com outras informações definidas por lei como um registro público. As informações legais que poderiam ser usadas no tribunal também podem se enquadrar na classificação de um registro oficial que deve ser mantido. As leis de muitas jurisdições determinam prazos para a preservação de registros oficiais, como registros de tribunais.
Os registros são criados a partir de e-mails, telefonemas gravados, documentos impressos e outros dados, mostrando como as decisões evoluíram. Qualquer coisa que possa ser útil para uma empresa ou organização no futuro geralmente é retida de acordo com o ciclo de vida de seus registros. Com os avanços da tecnologia, as entidades geralmente armazenam registros eletronicamente para eliminar a necessidade de áreas de armazenamento de papel.
Organizar informações e determinar seus fatores de uso no gerenciamento do ciclo de vida dos registros. Um registro deve ser catalogado ou arquivado para fácil recuperação quando necessário ou solicitado. Formulários, correspondência e cópias duplicadas são normalmente armazenadas usando um sistema de arquivamento fácil de entender e navegar.
Esses registros também exigem um plano de manutenção e proteção, especialmente para dados que representam informações valiosas com um ciclo de vida permanente de registros. Em muitas regiões, registros com valor histórico são arquivados em repositórios governamentais. Exemplos desses documentos incluem registros de nascimento e óbito e documentos presidenciais.
Quando os dados atingem o final de seu ciclo de vida, a destruição é permitida. O descarte pode ser apropriado para rascunhos de documentos ou materiais usados para preparar registros oficiais. As duplicatas também podem ser destruídas após a preservação do original de alguma forma. Algumas empresas usam provedores de serviços independentes para rastrear a vida útil de um registro.
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