Separação de funções é o uso de várias pessoas para realizar tarefas para limitar as chances de fraude, roubo e erros. Ao dividir uma tarefa em componentes administrados por diferentes membros da equipe, uma empresa pode evitar atividades indesejadas e exercer melhores controles de qualidade. Isso pode ser desafiador em uma pequena empresa onde a equipe pode ser muito limitada, mas em grandes empresas pode ser uma parte crítica de um programa de segurança. Em algumas regiões, as leis determinam especificamente a separação de funções para tarefas sensíveis; em um exemplo particularmente importante, o capitão de um navio não pode lançar mísseis de cruzeiro sem seguir uma cadeia de comando muito específica e separada.
Em um local de trabalho onde a separação de funções é usada, as tarefas são divididas em três fases diferentes. Na primeira fase, alguém deve aprovar uma atividade, como emitir um computador para um novo funcionário ou gerar salários. Na segunda fase, alguém realmente precisa realizar a tarefa; um membro do departamento de informática fornece um computador para o membro da equipe, por exemplo, e o funcionário assina por ele. Finalmente, o terceiro componente envolve auditoria para garantir que a tarefa foi executada de forma adequada.
A separação de funções requer um membro da equipe diferente em cada ponto. Os funcionários encarregados das autorizações não podem realmente realizar as atividades, limitando assim as chances de os funcionários tomarem suas próprias iniciativas para fazer coisas como arrecadar fundos da empresa. Manter a auditoria separada significa que antes de autorizar uma tarefa, um funcionário precisa ter certeza de que é apropriada, pois o auditor irá sinalizá-la se houver um problema. Da mesma forma, separar auditores e pessoas que completam tarefas significa que um membro da equipe separado investiga alegações de tarefas concluídas incorretamente e audita periodicamente o desempenho das tarefas para garantir que nenhum membro da equipe esteja executando fora do escopo de suas funções.
Para a contabilidade, a separação de funções é crítica. Isso limita as chances de fraude financeira e também fornece um mecanismo para detectar erros; a pessoa que corta os contracheques, por exemplo, pode pedir a confirmação de um cheque excepcionalmente grande ou pequeno. A manutenção da integridade contábil é importante para empresas de todos os tamanhos e a separação de tarefas torna mais fácil auditar e controlar o sistema contábil.
Isso também é importante para a segurança geral, proteção e desempenho. A separação de funções desempenha um papel importante no chão de fábrica, nas operações militares e em atividades como a segurança da informação. Se uma empresa passar por situações em que uma única pessoa possa fazer algo e garantir que não seja detectado, isso representa uma ameaça à segurança e exige uma avaliação para ver se é possível estabelecer a separação de funções.