A terceirização da folha de pagamento é uma prática comercial que envolve a contratação de um serviço comercial para lidar com todas as funções relacionadas à folha de pagamento da empresa. O uso de um serviço de terceirização torna possível gerenciar o processo da folha de pagamento sem a necessidade de manter um grande departamento de folha de pagamento. Os prestadores de serviços de folha de pagamento gerenciam funções tão diversas como o cálculo de salários e salários, retenção de impostos, distribuição de fundos retidos para os órgãos governamentais competentes e o depósito direto do pagamento líquido nas contas bancárias dos funcionários.
Existem muitas razões pelas quais uma empresa pode optar por uma opção de terceirização de folha de pagamento. O mais comum é economizar tempo e dinheiro no manuseio de tarefas financeiras associadas a uma folha de pagamento. Ao contratar um fornecedor externo, é possível restringir a equipe da folha de pagamento a um ou dois indivíduos da empresa. Freqüentemente, esses dois indivíduos designados estão autorizados a fornecer dados básicos ao serviço de folha de pagamento, que então lida com o restante dos detalhes. Como resultado, não é necessário que alguém gaste a maior parte da semana de trabalho calculando salários por hora, impostos e lidando com vários tipos de problemas de retenção na fonte.
Como a maioria dos serviços de terceirização de folha de pagamento oferece a opção de cortar cheques ou depósito direto, é possível que cada funcionário escolha qual formato prefere. Quando os cheques são selecionados, eles geralmente são enviados por correio para o cliente, que os distribui aos funcionários. Nas situações em que a opção de depósito direto é selecionada, os funcionários geralmente descobrem que seu dinheiro é creditado em sua conta na noite anterior à data de pagamento real ou no início da data de pagamento padrão.
Outro benefício do uso de um serviço de terceirização de folha de pagamento é que o empregador não precisa acompanhar as mudanças nos regulamentos que afetam o cálculo dos impostos. Como o serviço de terceirização atualiza constantemente suas informações para cumprir com as leis vigentes, o empregador nunca precisa se preocupar em incorrer em cobranças atrasadas e outras multas, devido a um cálculo inadequado dos impostos devidos. Somente este benefício pode economizar uma grande corporação em uma quantia significativa de dinheiro ao longo de um ano.
A terceirização da folha de pagamento também impede que um empregador tenha que lidar com problemas de tecnologia. Como a folha de pagamento é processada fora do local, nunca é necessário atualizar o software da folha de pagamento ou gastar tempo e dinheiro em falhas de programa ou hardware ou qualquer um dos problemas do sistema que podem ocorrer e atrasar o processo da folha de pagamento. Como resultado, os funcionários recebem salário pontualmente e permanecem felizes.
Embora a terceirização da folha de pagamento signifique incorrer em outra despesa comercial regularmente, mesmo as pequenas empresas costumam achar que esse tipo de serviço economiza tempo e dinheiro todos os meses. A maioria dos fornecedores de terceirização oferecerá vários planos diferentes de folha de pagamento que provavelmente serão ideais para empresas de diferentes tamanhos. Em termos de conveniência, manter os registros da folha de pagamento atualizados e manter a retenção exata, é recomendável fazer um serviço de terceirização da folha de pagamento.
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