Essencialmente, a principal função de um administrador de banco de dados tem a ver com a supervisão da instalação e das funções contínuas do software em um sistema projetado para uso por vários usuários. Existem várias responsabilidades específicas que alguém neste trabalho desempenhará em praticamente qualquer ambiente corporativo.
Uma responsabilidade básica para praticamente todos os administradores de banco de dados envolve a instalação de novos bancos de dados. Como parte da instalação do banco de dados, ele ou ela configurará credenciais de login para pessoas autorizadas, definirá os privilégios associados a cada usuário autorizado e garantirá que todas as estações de trabalho conectadas à rede estejam configuradas para acessar o novo banco de dados. Esse processo geralmente envolve um período de solução de problemas, no qual o administrador abordará e resolverá os problemas que os usuários enfrentarem com o novo produto.
Os administradores de banco de dados geralmente lidam com o processo de criação de registros de backup das informações contidas nos bancos de dados no sistema. Isso envolve mais do que configurar um backup automático e presumir que o backup esteja ocorrendo conforme o planejado. O administrador verificará os arquivos de backup para garantir que as informações estejam completas, a integridade dos dados está segura e que os arquivos salvos possam ser acessados e carregados com facilidade, caso algo aconteça no banco de dados principal.
Com quase todos os softwares, novos lançamentos e atualizações são disponibilizados periodicamente. O administrador do banco de dados estará ciente de quaisquer novas versões ou atualizações de versões existentes que possam melhorar a eficiência de um banco de dados atualmente instalado. Geralmente, ele ou ela está autorizado a fazer upload de atualizações gratuitas e instalá-las à vontade. Caso uma nova versão esteja disponível, o administrador poderá trabalhar com outras pessoas na empresa para determinar se o custo da substituição do software de banco de dados existente vale o investimento.
Nos anos mais recentes, o papel do administrador de banco de dados se expandiu em algumas empresas. O administrador pode ser chamado a criar um projeto básico e personalizar os campos ou funções para atender de maneira mais eficaz às necessidades da corporação. Embora esses tipos de projetos sejam mais comumente associados a um analista ou designer de banco de dados, não é incomum que um administrador de banco de dados em uma pequena empresa assuma essas funções.