Uma secretária financeira é um profissional administrativo encarregado de lidar e supervisionar as responsabilidades financeiras de uma empresa. Essas responsabilidades incluem receber dinheiro, depositar dinheiro e manter a documentação financeira. Alguém neste trabalho deve ter um alto nível de confiança e eficiência, além de uma aptidão natural para números.
Um dos principais deveres de qualquer descrição de cargo de secretário financeiro é o recebimento de dinheiro pago em uma empresa. Essa secretária geralmente é o primeiro ponto de contato para pagamentos que entram em uma empresa e é responsável por garantir que esses pagamentos sejam lançados em tempo hábil, registrados e verificados. Esse trabalho envolve muita atenção aos detalhes, pois um ponto decimal fora do lugar pode significar grandes problemas para os negócios. Uma pessoa nessa posição garante que todo o dinheiro pago à empresa seja tratado e alocado adequadamente, de acordo com as especificações da empresa.
As funções de secretário financeiro requerem o depósito atempado dos pagamentos recebidos; isso é parte integrante de qualquer trabalho nesse campo. Isso pode significar viagens frequentes ao banco; supervisionar transações, débitos e depósitos online; e gerenciamento de contas no exterior.
Manter registros meticulosos de todo o dinheiro que entra e sai de uma organização é outra responsabilidade essencial de uma secretária financeira. Isso requer cuidadosa manutenção de registros e relatórios. Ele ou ela rastreará todo o dinheiro que entra e sai do negócio e é responsável por garantir que todos na empresa possam acompanhar facilmente o fluxo das finanças. Mais uma vez, o menor erro poderia significar grandes problemas; portanto, um secretário financeiro usa sua atenção escrupulosa aos detalhes para criar registros meticulosos. Ele ou ela também podem ser chamados a desenvolver novas políticas para otimizar melhor o processo de manutenção de registros.
Para se tornar um secretário financeiro, um indivíduo normalmente possui uma grande quantidade de experiência administrativa, de preferência no campo das finanças ou no departamento financeiro de uma empresa. Carreiras neste campo nunca estão fora de moda. Muitos secretários financeiros têm um diploma universitário em administração ou finanças, embora alguns empregadores possam não exigir um diploma para garantir uma posição no campo. A personalidade da secretária é de vital importância, pois é preciso ser altamente confiável e fácil de trabalhar. A entrevista para um emprego nesse campo provavelmente trará muitas perguntas sobre a ética no trabalho, a ambição pessoal e a confiabilidade.