Um auxiliar de expedição é a pessoa encarregada de processar as remessas efetuadas em um departamento de distribuição ou remessa e recebimento. Estes podem consistir em pacotes, pacotes, caixas ou paletes. Em algumas empresas, o despachante e o recepcionista podem ser a mesma pessoa. Ele pode trabalhar sozinho ou como parte de uma equipe em um ambiente de negócios pequeno ou grande.
A atenção aos detalhes é uma parte importante do trabalho de um auxiliar de expedição. Ele normalmente é obrigado a registrar todas as informações pertinentes para cada pacote enviado. Esses dados geralmente incluem informações de rastreamento, peso, dimensões e anotações especiais sobre fragilidade, materiais perigosos ou instruções para desembalar.
Depois que o conteúdo do pacote é registrado, o funcionário normalmente compara as informações com uma fatura, pedido de compra ou conhecimento de embarque. Se o conteúdo e a documentação estiverem corretos, ele normalmente organiza a remessa. Considerando políticas e procedimentos, o destino da embalagem e a velocidade de envio desejada, ele geralmente escolhe a transportadora certa para o trabalho.
Dependendo do tamanho, conteúdo e método de envio, um funcionário de expedição geralmente determina as melhores opções de embalagem. Ele normalmente usa caixas padrão e material de embalagem para preparar as remessas. Se a remessa for de um tamanho ou formato exclusivo, ele poderá ser solicitado a criar uma caixa ou contêiner personalizado. A segurança do conteúdo da embalagem é tradicionalmente garantida com materiais de embalagem protetores para evitar quebras e danos. Etiquetas de remessa claramente escritas são normalmente afixadas nas embalagens, juntamente com instruções especiais de manuseio.
Se a remessa incorreta for recebida pelo destinatário ou se a mercadoria estiver danificada, geralmente se espera que um funcionário da expedição facilite seu retorno à empresa. Esse processo inclui regularmente o preenchimento da documentação necessária que garante que a empresa receptora não será cobrada pelos itens. A prova da entrega das mercadorias devolvidas é habitualmente verificada por uma pessoa nesta posição.
A área de expedição de uma empresa é normalmente mantida por um funcionário da expedição. Geralmente, espera-se que ele mantenha o estoque de materiais de remessa nos níveis adequados. Manter boas comunicações com todos os departamentos da empresa geralmente é necessário para manter as operações funcionando sem problemas. Um bom relacionamento com as companhias de navegação geralmente aumenta a eficiência do funcionário.
Se a empresa para a qual ele trabalha envia itens grandes ou volumosos, pode ser necessário que o funcionário da expedição opere equipamentos de armazém, como empilhadeiras, paletes, bonecas ou caminhões manuais. Ele pode carregar pacotes em docas, vagões, contêineres ou caminhões. Se a remessa não estiver em conformidade com as diretrizes da empresa de transporte, pode ser necessário que o funcionário reembale ou renomeie certos itens.
Normalmente, é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente para esta posição. Bons conhecimentos de informática são uma vantagem. Estar fisicamente apto geralmente é um requisito, pois o trabalho geralmente envolve mover e levantar pacotes. A maioria dos funcionários de expedição é tradicionalmente treinada pelos supervisores de expedição, recebimento ou tráfego.