O back office de um hotel é um quarto ou espaço em um hotel configurado para lidar com parte do trabalho financeiro de nível superior e outros problemas enfrentados por esse tipo de negócio. Esta seção do hotel também costuma abrigar os escritórios de pessoal administrativo de nível superior. Hotéis ou franquias maiores de uma cadeia podem ter mais elementos configurados no back office do que hotéis menores administrados de forma independente, que às vezes podem não ter um back office.
Uma das funções mais importantes de um back office de hotel é uma configuração para lidar com informações financeiras de longo prazo. As empresas de software geralmente vendem software de back office para hotéis, o que ajudará a fornecer relatórios contábeis anuais ou a organizar detalhes financeiros de longo prazo. Isso contrasta com a recepção, ou recepção, de um hotel, onde os funcionários de nível inferior geralmente mantêm o dinheiro recebido dos hóspedes e mantêm informações atualizadas sobre as finanças noturnas ou semanais, bem como dados de cartão de crédito para hóspedes recentes.
Muitas vezes, os hotéis maiores têm um banco de dados sofisticado para obter informações sobre os hóspedes e arquivar dados. Isso geralmente é alojado no back office do hotel ou considerado parte de uma operação de back office. Esse tipo de informação é importante para poder confirmar estadias anteriores de um hóspede em particular e também para gerar relatórios complexos sobre as taxas de quartos preenchidos, além de todas as despesas práticas do hotel, anualmente ou a longo prazo. Um orçamento total de longo prazo para um hotel geralmente seria gerado no back office.
Outra comparação entre a recepção ou o escritório de um hotel e seu back-office é baseada na maneira como os funcionários do hotel geralmente são organizados. Geralmente, os funcionários da recepção lidam com os problemas atuais dos hóspedes e interagem diretamente com os hóspedes. Os gerentes de hóspedes também podem trabalhar atrás da recepção. Por outro lado, um gerente geral de um hotel geralmente trabalha fora do escritório do hotel e raramente interage com a clientela. Gerentes de vendas especiais ou outras pessoas que normalmente não lidam com os hóspedes atuais também costumam trabalhar na área de back office ou em algum outro escritório separado, junto com guarda-livros e gerentes da equipe de manutenção ou limpeza.
Uma maneira diferente de entender o back office de um hotel é através da avaliação de hotéis franqueados que fazem parte de uma cadeia maior. Nesses hotéis, grande parte do que é relatado à sede da empresa estará alojada no back office. Onde a recepção ou o escritório da frente é dedicado ao atendimento ao cliente; um back office pode ter um estilo totalmente diferente, com base em como a cadeia de hotéis é gerida a partir do topo.
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