Um gerente de back office é um profissional responsável por supervisionar o trabalho realizado por indivíduos em departamentos como recursos humanos (RH), contabilidade e tecnologia da informação (TI). O termo “back office” descreve todas as funções que suportam uma operação, mas que não se relacionam diretamente ao serviço ao cliente, mesmo que tenham um grande impacto nas relações com o cliente. Esses gerentes são empregados em vários campos diferentes, como indústria médica, manufatura e finanças, de modo que suas funções variam, dependendo do campo em que ele ou ela trabalha.
Na maioria dos casos, espera-se que um gerente de back office tenha experiência em um campo como matemática, contabilidade ou engenharia. Em algumas indústrias, no entanto, ele ou ela treinará em campos mais especializados. Um no setor financeiro, por exemplo, provavelmente possui experiência educacional e de trabalho na supervisão de serviços financeiros. Da mesma forma, um profissional de back office médico pode ter experiência em um campo como a administração hospitalar.
Quando os profissionais se referem ao back office, eles podem estar se referindo a uma de várias funções diferentes. Um gerente especializado em recursos humanos, por exemplo, pode ser responsável por verificar se os registros dos funcionários estão corretamente arquivados e precisos. Aqueles que supervisionam as operações de TI, por outro lado, podem projetar redes e realizar atualizações que permitem que o software funcione de maneira mais suave. Um gerente de contabilidade geralmente executa tarefas como supervisionar processos de auditoria para garantir que eles sigam as diretrizes da empresa e estejam em conformidade com os regulamentos.
Embora os profissionais de front office sejam responsáveis por lidar diretamente com os clientes, os profissionais de back office realizam grande parte do trabalho que afeta os serviços ao cliente. Um gerente administrativo na área médica pode registrar e recuperar registros de pacientes. No setor de manufatura, o gerente pode ser responsável por fazer pedidos e fazer orçamentos para projetos que resultam na produção de itens vendidos aos clientes.
Os gerentes de back office geralmente têm ótimas habilidades de comunicação. Eles podem consultar gerentes do escritório principal e executivos para discutir estratégias, metas e expectativas. Também é comum alguém atuar como supervisor de certos departamentos. Um gerente de TI, por exemplo, além de supervisionar os processos de computadores e telecomunicações, pode treinar e delegar tarefas aos funcionários de TI. Em alguns casos, ele ou ela se comunicará com clientes insatisfeitos ou com problemas que os representantes do front office não conseguem resolver.
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