Um custo incorrido é qualquer custo que uma empresa tenha de pagar como parte de seus negócios, seja por itens ou pelo aluguel de um espaço. Em vez de relatar o custo incorrido no dia do pagamento, normalmente é relatado no dia em que a empresa se torna responsável pelo pagamento. Um motivo importante para relatar e monitorar esse custo é garantir que a empresa rastreie quanto tem que pagar e, para que nenhum pagamento seja esquecido. Outra razão é porque a receita será balanceada em relação ao passivo e, se a receita for menor ou igual ao passivo, isso pode causar um problema.
Existem muitos custos associados ao funcionamento de uma empresa e todos eles devem ser relatados como custo incorrido. Por exemplo, se a empresa compra equipamento ou tem que pagar contas de cartão de crédito, ambos incorrem e são informados da mesma forma. Mesmo se o custo estiver associado a um ativo ou algo que será usado para lucro, como estoques ou estoque, o custo desses itens ainda é incorrido e deve ser relatado.
Embora uma empresa possa relatar um custo incorrido no dia em que é pago, isso raramente é feito e pode ir contra alguns princípios contábeis. Em vez disso, a empresa normalmente reduz o passivo no dia em que ocorre. Por exemplo, se uma empresa de varejo receber estoque em novembro, mas não precisar pagar a fatura até dezembro, o custo deverá ser informado em novembro, quando o estoque chegar.
Uma empresa geralmente tem muitos itens para pagar e um motivo para relatar os custos incorridos é ajudar a empresa a saber quais contas devem ser pagas. Além dos princípios contábeis, esse é outro motivo pelo qual os passivos são reportados no dia em que são incorridos. Isso evita que a empresa esqueça o custo antes de inadimplir acidentalmente o pagamento.
Depois que o mês termina, os contadores ou outro pessoal de negócios normalmente comparam o fluxo de receita aos custos incorridos para garantir que o negócio ainda esteja indo bem. Se o custo for menor que a receita, não haverá problemas; se o custo for maior ou igual à receita, o negócio pode estar em apuros. Por exemplo, se a empresa tem receita mensal de $ 10,000 dólares americanos (USD), mas o passivo é de $ 10,000 dólares ou mais, isso não deixa lucro e pode resultar em eventual falência.