Um diário de recebimentos de caixa é um registro especial usado na contabilidade, geralmente por varejistas. Trata-se de registrar os detalhes das vendas de uma maneira específica. Por sua vez, o diário de recebimentos de caixa reúne as informações relevantes de uma forma que torna mais fácil copiar, de forma agregada, para as contas de dupla entrada tradicionais.
A maioria das contas da empresa é preparada com base em partidas dobradas. Isso contorna o conceito de que toda transação é uma troca e, portanto, afeta o patrimônio geral de uma empresa de duas maneiras. Por exemplo, quando um varejista vende um livro, seu saldo de caixa aumenta com o preço de compra, enquanto o valor de seu estoque geral diminui.
Para levar isso em consideração, cada transação é listada em duas colunas separadas nas contas. Um elemento da transação é listado como débito e o outro como crédito. Isso também desempenha uma função administrativa, pois, em qualquer período de tempo, os totais das colunas de débito e crédito devem ser idênticos. Onde eles não correspondem, a explicação usual é que uma listagem ou erro matemático foi cometido. A verificação regular dessa forma pode detectar erros e torná-los mais fáceis de encontrar do que se fossem deixados para o final de um período contábil completo.
A principal desvantagem da contabilidade por partidas dobradas é que pode ser muito complicada de realizar todos os dias, especialmente em instalações onde há um contador especializado que não está disponível para o setor de varejo do negócio. Esse pode ser o caso de uma pequena empresa, em que o proprietário usa um contador externo, ou de uma grande empresa, em que o contador trabalha em um escritório central de uma empresa com vários pontos de venda.
A solução para este problema é uma série de documentos conhecidos como livros de lançamento principal ou livros de lançamento original. São documentos que podem ser usados para registrar facilmente os dados financeiros pela primeira vez, por exemplo, por um gerente de loja no final de cada dia, trabalhando desde os recebimentos. Os exemplos incluem livros que tratam de transações bancárias e compras de fornecedores.
Um desses livros de entrada principal é o diário de recebimentos de caixa. Isso cobre cada transação de venda em regime de caixa. Nesse contexto, dinheiro significa que o pagamento é imediato e não a crédito; pode cobrir o pagamento em moedas físicas, cartões de débito ou crédito e cheques. Além de listar os detalhes de cada transação, o diário de recebimentos de dinheiro também listará detalhes como descontos dados a um cliente em relação ao preço de varejo padrão. Isso pode ser importante, pois as empresas frequentemente avaliam seu estoque existente com base no preço de venda final esperado, e essa avaliação presumirá que o preço total de varejo será recebido.
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